Yrityksissä kuluu keskimäärin 1-2 tuntia päivässä oikean tiedon etsimiseen. HR:n ohjeet, prosessidokumentit, käyttöoppaat ja sisäiset käytännöt ovat hajallaan SharePointin kansioissa, sähköpostiviesteissä ja kollegojen muistiinpanoissa. Kun työntekijä tarvitsee nopeasti tietoa, olipa kyse sitten lomahakemuksesta, asiakasprosessista tai IT-ohjeesta, alkaa usein pitkä metsästys oikeasta dokumentista.
Tilanne on erityisen hankala uusille työntekijöille, jotka eivät vielä tiedä mistä mitäkin löytyy. Myös kokeneemmat työntekijät joutuvat usein kysymään samoja asioita kollegoilta tai HR:ltä, mikä kuormittaa tukifunktioita tarpeettomasti. KajoAI:n toteuttama apuri Teams-ympäristöön ratkaisee tämän ongelman.
Mikä ihme Ragbot ja mitä se tekee?
RAGBOT (Retrieval-Augmented Generation -botti) on tekoälyratkaisu, joka hyödyntää SharePointissa olevia dokumentteja ja vastaa työntekijöiden kysymyksiin suoraan Teamsissa. Käyttäjä voi kirjoittaa kysymyksen Teams keskusteluun ja botti hakee oikeat tiedot suoraan yrityksen omista tiedostoista tarjoten vastauksen lähdeviitteiden kera.
Konkreettisia esimerkkejä käyttötapauksista
HR ja henkilöstöhallinto
- 👤 ”Kuinka paljon lomapäiviä minulla on jäljellä tänä vuonna?” → 🤖 Botti hakee henkilöstöjärjestelmän dokumenteista lomasäännöt ja ohjaa oikeaan järjestelmään
- 👤 ”Milloin pitää jättää äitiyslomahakemus ja mitä liitteitä tarvitaan?” → 🤖 Löytää HR-ohjeista tarkat määräajat ja lomakelinkit
- 👤 ”Mikä on etätyön ohjeistus ja tarvitaanko siihen erillinen lupa?” → 🤖 Yhdistää tietoja etätyöpolitiikasta ja hakemusprosessista
- 👤 ”Kenen kanssa keskustelen työterveysasioista?” → 🤖 Hakee yhteystiedot ja ohjaa oikeaan palveluun
IT-tuki ja tekniset ongelmat
- 👤 ”Teams ei toimi kotikoneilta, mitä teen?” → 🤖 Löytää vianmääritysoppaan ja VPN-ohjeet
- 👤 ”Kuinka teen tietopyyntöä uudesta ohjelmistosta?” → 🤖 Hakee IT-prosessit ja lomakkeet
- 👤 ”Unohdin salasanani, miten saan sen vaihdettua?” → 🤖 Ohjaa salasanan vaihtoprosessiin ja IT-tukeen
- 👤 ”Saanko asentaa uuden sovelluksen työkoneelleni?” → 🤖 Löytää tietoturvaohjeet ja hyväksyntäprosessin
Myynti ja asiakaspalvelu
- 👤 ”Mikä on prosessi uuden yritysasiakkaan lisäämiseksi CRM-järjestelmään?” → 🤖 Hakee vaiheittaiset ohjeet CRM-dokumenteista
- 👤 ”Mitä alennuksia voin tarjota yli 50 hengen yrityksille?” → 🤖 Löytää hinnoitteluohjeet ja valtuutukset
- 👤 ”Asiakkaalta kysyttiin GDPR-selvitystä, mihin ohjaan?” → 🤖 Hakee tietosuojavastaavan yhteystiedot ja prosessit
- 👤 ”Kuinka käsittelen reklamaation?” → 🤖 Löytää reklamaatioprosessin ja vastuuhenkilöt
Turvallisuus ja GDPR huomioitu
KajoAI:n ratkaisu noudattaa tiukasti tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksia. Kaikki data pysyy yrityksen omassa SharePoint-ympäristössä, eikä sitä siirretä ulkopuolisille palvelimille. Näin voit olla varma, että luottamukselliset tiedot pysyvät turvassa ja GDPR-vaatimukset täyttyvät. Kun tieto on helposti saatavilla, työntekijöiden tehokkuus kasvaa, tukipyyntöjen määrä vähenee ja yrityksen sisäinen viestintä selkeytyy.
Haluatko nähdä, miten botti toimisi teidän yrityksessänne?
Ota yhteyttä niin näytämme miten Teams muuttuu yrityksenne älykkääksi tietopalveluksi.
