8 000 kontaktia, kolme myyjää ja maanantairutiini, joka vihdoin toimii
Asiakas: Sellai Oy · Käyttöympäristö: Pipedrive, n8n · Tyyppi: Viikoittainen CRM-uudelleenaktivoinnin automatisointi
Tilanne
Sellain asiakastietokannassa on noin 8 000 yhteystietoa. Jokainen niistä edustaa keskustelua, jonka aloittamisesta joku Sellain työntekijä on jo maksanut – liidi, esittely, tarjous tai asiakas, joka on lakannut ottamasta yhteyttä.
Sellailla on kolme myyjää. Se tarkoittaa noin 2 700 yhteyshenkilöä jokaiselle. Niiden läpikäyminen manuaalisesti sen selvittämiseksi, keihin kannattaa ottaa uudelleen yhteyttä, veisi valtavasti aikaa – aikaa, jota kolmella myyjällä ei ole ja jonka he mieluummin käyttäisivät myyntityöhön. Niinpä lista kasvaa jatkuvasti, ja vanhimmat asiakassuhteet jäävät hiljalleen sivuun, eikä niihin enää todennäköisesti oteta yhteyttä.
Lisäksi yhteystiedot vanhentuvat. Ihmiset vaihtavat työtehtäviä, yritykset fuusioituvat, sähköpostiosoitteet lakkaavat toimimasta. Suoraan CRM-järjestelmästä haettu lista vie osan viikosta palautuneisiin viesteihin ja vääriin työnimikkeisiin.
Mitä KajoAI on kehittänyt
Viikoittainen automaatio, joka toimii n8n-alustalla Sellain omassa ympäristössä Sellain omilla Pipedrive-kirjautumistunnuksilla. Joka maanantaiaamu se suorittaa neljä tehtävää.
1. Etsii passiiviset kontaktit. Se hakee Pipedrivesta henkilöitä, joilla ei ole kirjattua toimintaa viimeisten kuuden kuukauden aikana eikä avoimia kauppoja.
2. Tarkistaa, onko yhteystieto edelleen voimassa. Järjestelmä tarkistaa, onko henkilöllä edelleen rekisteröity rooli ja toimitetaanko sähköpostiosoitteeseen edelleen viestejä. Tarkistuksessa hylätyt yhteystiedot merkitään, mutta niitä ei poisteta – lopullisen päätöksen tekee henkilö itse.
3. Täydentää tietuetta. Se täyttää CRM-tietueen puutteet – nykyinen tehtävänimike, yrityksen koko, toimiala – ja tallentaa päivityksen takaisin Pipedriveen.
4. Tuottaa 50 kohteen työluettelon. Tiimi saa interaktiivisen tehtävälistan, jossa on enintään 50 yhteyshenkilöä ja joka on mitoitettu siten, että viikon aikana tapahtuva yhteydenotto on todellisuudessa realistista. Loput jäävät jonottamaan seuraavaa maanantaita varten.
Tärkeintä on yläraja. Kukaan ei ryhdy toimiin tuhansien nimien luettelon perusteella. 50 nimisen luettelon kanssa päästään eteenpäin.
Mitä Sellaille tapahtui
Viikkoluettelo toimitetaan tarkistettuna, täydennettynä ja tärkeysjärjestykseen lajiteltuna. Myyntitiimi avaa sen ja aloittaa soittamisen sen sijaan, että aloittaisi vienti-toiminnolla ja manuaalisilla suodattimilla.
”Tietokannassamme on noin 8 000 yhteystietoa. Niiden käyminen läpi käsin veisi valtavasti aikaa, ja kun meitä on myynnissä vain kolme, se työ ei tulisi koskaan valmiiksi. Nyt saamme viikoittain vahvistetut ja täydennetyt yhteystiedot tehtävälistana, jonka voimme todella käydä läpi.”
– Tomi Suomela, toimitusjohtaja, Sellai Oy
Mitä mittaamme täältä käsin
Jokainen viikoittainen juoksulenkki kirjataan ylös, minkä ansiosta vaikutus on mitattavissa eikä pelkästään kokemusperäistä. Automaatio kerää historiatietoja neljästä eri seikasta:
- Julkaisun jälkeen tarkistetut ja uudelleen yhteyteen otetut kontaktit
- Korjatut tai täydennetyt CRM-tietueet
- Viikossa ei enää kulu tunteja luetteloiden laatimiseen
- Luetteloista uudelleen avatut keskustelut, kokoukset tai sopimukset
Omistajuus
Työnkulku toimii Sellain ympäristössä Sellain tunnuksilla. Jokainen viikoittainen suoritus tallennetaan syötteineen ja tulosineen, joten kuka tahansa Sellain työntekijä voi avata tietyn maanantain ja tarkistaa, mitkä yhteystiedot on käsitelty, mitkä on merkitty ja mitä on kirjoitettu takaisin. Jos Sellai ja KajoAI lopettavat yhteistyönsä, työnkulku jatkuu edelleen, ja KajoAI:n käyttöoikeuksien poistaminen vaatii vain yhden tunnusmuutoksen.
Onko tämä sinun tilanteesi?
Jos CRM-järjestelmässäsi on enemmän yhteyshenkilöitä kuin tiimisi ehtii koskaan ottaa uudelleen yhteyttä, automaatio toimii samalla tavalla toimialasta riippumatta.