Yritykset käyttävät keskimäärin 1–2 tuntia päivässä oikeiden tietojen etsimiseen. Henkilöstöhallinnon ohjeet, prosessidokumentit, käyttöoppaat ja sisäiset toimintaperiaatteet ovat hajallaan SharePoint-kansioissa, sähköposteissa ja työtovereiden muistiinpanoissa. Kun työntekijä tarvitsee tietoa nopeasti – olipa kyseessä sitten lomapyyntö, asiakasprosessi tai IT-opas – alkaa usein pitkä etsintä oikean asiakirjan löytämiseksi.
Tämä on erityisen haastavaa uusille työntekijöille, jotka eivät vielä tiedä, mistä mitäkin löytyy. Jopa kokeneemmat työntekijät joutuvat usein esittämään samoja kysymyksiä kollegoille tai henkilöstöosastolle, mikä aiheuttaa tarpeetonta kuormitusta tukitoiminnoille.KajoAI:n Teams-ympäristöön toteuttama avustaja ratkaisee tämän ongelman.
Mikä Ragbot on ja mihin sitä käytetään?
RAGBOT (Retrieval-Augmented Generation Bot) on tekoälyratkaisu, joka hyödyntää SharePointissa olevia asiakirjoja ja vastaa työntekijöiden kysymyksiin suoraan Teamsissa. Käyttäjä voi kirjoittaa kysymyksen Teams-keskusteluun, ja botti hakee oikeat tiedot suoraan yrityksen omista tiedostoista ja antaa vastauksen lähdeviitteineen.
Konkreettisia esimerkkejä käyttötapauksista
Henkilöstöhallinto ja henkilöstöjohtaminen:
👤 ”Kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä tänä vuonna?” → 🤖 Botti hakee lomakäytännöt henkilöstöhallinnon järjestelmän asiakirjoista ja ohjaa sinut oikeaan järjestelmään
👤 ”Milloin minun on jätettävä äitiyslomahakemukseni ja mitä liitteitä siihen tarvitaan?” → 🤖 Tarkat määräajat ja lomakkeiden linkit löydät henkilöstöosaston ohjeista
👤 ”Mitkä ovat etätyöskentelyä koskevat ohjeet, ja tarvitsenko siihen erillisen luvan?” → 🤖 Yhdistä tiedot etätyöskentelykäytännöistä ja hakumenettelystä
👤 ”Kenen puoleen voin kääntyä työterveysasioissa?” → 🤖 Hanki yhteystiedot ja ohjautuminen oikeaan palveluun
IT-tuki ja tekniset ongelmat
👤 ”Tiimit eivät pääse työskentelemään kotitietokoneilta, mitä teen?” → 🤖 Etsi vianmääritysopas ja VPN-ohjeet
👤 ”Miten pyydän tietoja uudesta ohjelmistosta?” → 🤖 Tutustu IT-prosesseihin ja lomakkeisiin
👤 ”Unohdin salasanani, miten voin vaihtaa sen?” → 🤖 Opas salasanan vaihtamiseen ja IT-tukeen
👤 ”Voinko asentaa uuden sovelluksen työtietokoneelleni?” → 🤖 Tutustu tietoturvaohjeisiin ja hyväksymisprosessiin
Myynti ja asiakaspalvelu
👤 ”Miten uusi yritysasiakas lisätään CRM-järjestelmään?” → 🤖 Katso vaiheittaiset ohjeet CRM-ohjeista
👤 ”Mitä alennuksia voin tarjota yli 50 työntekijän yrityksille?” → 🤖 Tutustu hinnoitteluohjeisiin ja valtuutuksiin
👤 ”Asiakas pyysi selvennystä GDPR:stä, mihin ohjaan hänet?” → 🤖 Selvitä tietosuojavastaavan yhteystiedot ja toimintatavat
👤 ”Miten käsittelen valituksen?” → 🤖 Tutustu valitusmenettelyyn ja vastuuhenkilöihin
Turvallisuus ja GDPR on otettu huomioon
KajoAI:n ratkaisu noudattaa tarkasti tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Kaikki tiedot säilytetään yrityksen omassa SharePoint-ympäristössä, eikä niitä siirretä ulkoisille palvelimille. Näin voit olla varma, että luottamukselliset tietosi pysyvät turvassa ja että GDPR-vaatimukset täyttyvät. Kun tietoihin pääsee helposti käsiksi, työntekijöiden tehokkuus paranee, tukipyyntöjen määrä vähenee ja sisäinen viestintä sujuvoituu.