8.000 Kontakte, drei Vertriebsmitarbeiter und eine Montag-Routine, die endlich funktioniert
Kunde: Sellai Oy · Stack: Pipedrive, n8n · Typ: Automatisierung der wöchentlichen CRM-Nachfassaktionen
Die Situation
Die Kundendatenbank von Sellai umfasst rund 8.000 Kontakte. Jeder einzelne davon steht für ein Gespräch, für dessen Anbahnung jemand bei Sellai bereits bezahlt hat – sei es ein Interessent, eine Demo, ein Angebot oder ein Kunde, der sich nicht mehr gemeldet hat.
Sellai beschäftigt drei Vertriebsmitarbeiter. Das sind etwa 2.700 Kontakte pro Person. Diese manuell durchzugehen, um herauszufinden, wen man erneut kontaktieren sollte, würde enorm viel Zeit in Anspruch nehmen – Zeit, die die drei Vertriebsmitarbeiter nicht haben und lieber für den Verkauf nutzen würden. Daher wächst die Liste immer weiter, und die ältesten Kontakte werden nach und nach zu denen, bei denen eine erneute Kontaktaufnahme am unwahrscheinlichsten ist.
Hinzu kommt, dass Kontaktdaten veralten. Menschen wechseln ihre Positionen, Unternehmen fusionieren, E-Mail-Adressen sind nicht mehr gültig. Eine Liste, die direkt aus dem CRM übernommen wird, führt dazu, dass ein Teil der Woche mit unzustellbaren E-Mails und falschen Berufsbezeichnungen vergeht.
Was KajoAI entwickelt hat
Eine wöchentliche Automatisierung, die auf n8n in der firmeneigenen Umgebung von Sellai unter Verwendung der firmeneigenen Pipedrive-Anmeldedaten von Sellai ausgeführt wird. Jeden Montagmorgen führt sie vier Aufgaben aus.
1. Ermittelt inaktive Kontakte. Es fragt Pipedrive nach Personen ab, bei denen in den letzten sechs Monaten keine Aktivitäten verzeichnet wurden und die keine offenen Geschäfte haben.
2. Überprüft, ob der Kontakt noch gültig ist. Dabei wird geprüft, ob die Person die angegebene Rolle noch innehat und ob die E-Mail-Adresse noch erreichbar ist. Kontakte, die die Überprüfung nicht bestehen, werden markiert, aber nicht gelöscht – die endgültige Entscheidung trifft eine Person.
3. Erweitert den Datensatz. Es füllt die Lücken im CRM-Datensatz – aktuelle Berufsbezeichnung, Unternehmensgröße, Branche – und schreibt die Aktualisierung zurück in Pipedrive.
4. Liefert eine Arbeitsliste mit 50 Einträgen. Das Team erhält eine interaktive To-Do-Liste mit maximal 50 Kontakten, deren Umfang so bemessen ist, dass eine Woche für die Kontaktaufnahme realistisch ist. Der Rest verbleibt in der Warteschlange für den folgenden Montag.
Die Obergrenze ist entscheidend. Niemand geht eine Liste mit Tausenden von Einträgen durch. Eine Liste mit 50 Einträgen lässt sich bearbeiten.
Was hat sich für Sellai geändert?
Die wöchentliche Liste wird bereits verifiziert, ergänzt und nach Prioritäten geordnet geliefert. Das Vertriebsteam öffnet sie und beginnt sofort mit den Anrufen, anstatt erst einen Export durchzuführen und manuelle Filter anzuwenden.
„Wir haben rund 8.000 Kontakte in unserer Datenbank. Diese manuell durchzugehen, würde enorm viel Zeit in Anspruch nehmen, und da wir zu dritt im Vertrieb arbeiten, würde diese Arbeit niemals erledigt werden. Jetzt erhalten wir die Kontakte jede Woche bereits geprüft und angereichert als To-do-Liste, die wir tatsächlich abarbeiten können.“
– Tomi Suomela, Geschäftsführer, Sellai Oy
Was wir von hier aus messen
Jeder wöchentliche Lauf wird protokolliert, wodurch die Auswirkungen messbar sind und nicht nur auf Einzelberichten beruhen. Während die Automatisierung den Verlauf erfasst, werden vier Aspekte verfolgt:
- Seit dem Start überprüfte und erneut kontaktierte Kontakte
- CRM-Datensätze korrigiert oder vervollständigt
- Stunden pro Woche, die nicht mehr für die Erstellung von Listen aufgewendet werden
- Aus den Listen wieder aufgenommene Gespräche, Besprechungen oder Geschäfte
Eigentumsverhältnisse
Der Workflow läuft in der Umgebung von Sellai unter Verwendung der Zugangsdaten von Sellai. Jeder wöchentliche Durchlauf wird zusammen mit seinen Ein- und Ausgabedaten gespeichert, sodass jeder bei Sellai einen bestimmten Montag aufrufen und sehen kann, welche Kontakte verarbeitet, welche markiert und welche Rückmeldungen geschrieben wurden. Sollten Sellai und KajoAI ihre Zusammenarbeit beenden, läuft der Workflow weiter, und um den Zugriff von KajoAI zu entfernen, ist lediglich eine Änderung der Zugangsdaten erforderlich.
Trifft das auf Sie zu?
Wenn Ihr CRM mehr Kontakte enthält, als Ihr Team jemals erneut kontaktieren kann, sieht die Automatisierung unabhängig von der Branche immer gleich aus.