Im Durchschnitt verbringen Unternehmen täglich 1 bis 2 Stunden damit, nach den richtigen Informationen zu suchen. HR-Richtlinien, Prozessdokumente, Benutzerhandbücher und interne Richtlinien sind über SharePoint-Ordner, E-Mails und Notizen von Kollegen verstreut. Wenn ein Mitarbeiter schnell Informationen benötigt – sei es für einen Urlaubsantrag, einen Kundenprozess oder ein IT-Handbuch –, beginnt oft die langwierige Suche nach dem richtigen Dokument.
Dies ist besonders für neue Mitarbeiter schwierig, die noch nicht wissen, wo sie was finden können. Selbst erfahrenere Mitarbeiter müssen oft Kollegen oder die Personalabteilung dieselben Fragen stellen, was die Support-Abteilungen unnötig belastet. Dievon KajoAI implementierte Hilfsfunktion in der Teams-Umgebung löst dieses Problem.
Was ist Ragbot und was macht es?
RAGBOT (Retrieval-Augmented Generation Bot) ist eine KI-Lösung, die auf Dokumente in SharePoint zurückgreift und Fragen von Mitarbeitern direkt in Teams beantwortet. Ein Benutzer kann eine Frage in einen Teams-Chat eingeben, woraufhin der Bot die richtigen Informationen direkt aus den unternehmenseigenen Dateien abruft und die Antwort mit Quellenangaben liefert.
Konkrete Beispiele für Anwendungsfälle
Personalwesen und Personalmanagement:
👤 „Wie viele Urlaubstage habe ich dieses Jahr noch?“ → 🤖 Der Bot ruft die Urlaubsregelungen aus den Dokumenten des HR-Systems ab und leitet dich zum richtigen System weiter
👤 „Wann muss ich meinen Antrag auf Mutterschaftsurlaub einreichen und welche Unterlagen sind erforderlich?“ → 🤖 Die genauen Fristen und Links zu den Formularen findest du in den HR-Richtlinien
👤 „Wie lauten die Richtlinien für die Telearbeit und benötige ich eine gesonderte Genehmigung?“ → 🤖 Informationen zur Telearbeitsrichtlinie und zum Antragsverfahren zusammenfassen
👤 „An wen wende ich mich in Sachen Arbeitsmedizin?“ → 🤖 Hier findest du Kontaktdaten und wirst an die richtige Stelle weitergeleitet
IT-Support und technische Probleme
👤 „Teams funktioniert auf meinem Heimcomputer nicht – was soll ich tun?“ → 🤖 Hier findest du eine Anleitung zur Fehlerbehebung und Anweisungen zum VPN
👤 „Wie kann ich Informationen zu neuer Software anfordern?“ → 🤖 IT-Prozesse und Formulare abrufen
👤 „Ich habe mein Passwort vergessen. Wie kann ich es ändern?“ → 🤖 Anleitung zur Passwortänderung und IT-Support
👤 „Darf ich auf meinem Arbeitscomputer eine neue Anwendung installieren?“ → 🤖 Hier finden Sie die Sicherheitsrichtlinien und den Genehmigungsprozess:
Vertrieb und Kundenservice
👤 „Wie läuft der Prozess ab, um einen neuen Geschäftskunden in ein CRM-System aufzunehmen?“ → 🤖 Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in den CRM-Dokumenten
👤 „Welche Rabatte kann ich Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern anbieten?“ → 🤖 Hier finden Sie Preisrichtlinien und Genehmigungen
👤 „Ein Kunde hat um eine Klarstellung zur DSGVO gebeten – an wen soll ich ihn weiterleiten?“ → 🤖 Ermitteln Sie die Kontaktdaten und Vorgehensweisen eines Datenschutzbeauftragten
👤 „Wie gehe ich mit einer Beschwerde um?“ → 🤖 Informiere dich über das Beschwerdeverfahren und die zuständigen Ansprechpartner
Sicherheit und DSGVO berücksichtigt
Die Lösung von KajoAI hält sich strikt an die Richtlinien zur Datensicherheit und zum Datenschutz. Alle Daten verbleiben in der unternehmenseigenen SharePoint-Umgebung und werden nicht auf externe Server übertragen. So können Sie sicher sein, dass Ihre vertraulichen Daten geschützt sind und die Anforderungen der DSGVO erfüllt werden. Durch den einfachen Zugriff auf Informationen steigt die Effizienz der Mitarbeiter, Supportanfragen werden reduziert und die interne Kommunikation wird optimiert.