Seuraa erääntyneitä laskuja ilman taulukkolaskentaohjelmaa.
Laskun eräpäivä on umpeutunut. Jonkun on huomatava asia, tarkistettava, onko asiakas maksanut laskun vai kiistänyt sen, ja lähetettävä asianmukainen muistutus. Työnkulku suorittaa päivittäisen tarkistuksen ja laatii muistutuksen. Tärkeimmät asiakkuudet ja kiistat ohjataan ensin henkilölle.
Ilmainen 60 minuutin työpaja, ilman sitoumuksia. Jos kirjanpitojärjestelmänne hoitaa tämän jo, kerromme sen teille.
Muistutukset riippuvat yhdestä henkilöstä, joten ne lähetetään myöhässä kiireisinä viikkoina ja lomien aikana.
Asiakas saa muistutuksen laskusta, jonka hän maksoi eilen tai jonka hän kiisti viime viikolla.
Asiakkaalle, jonka kanssa asiakkuuspäällikkö käy neuvotteluja, lähetetään automaattinen muistutus.
Oikea muistutus, oikeaan aikaan.
Laskun eräpäivä on kulunut kaksi viikkoa sitten. Jonkun on huomatava tämä, tarkistettava, onko asiakas jo maksanut laskun vai kiistänyt sen, ja lähetettävä asianmukainen muistutus.
Käsityö
Avoimien laskujen vieminen, kunkin laskun tarkistaminen maksujen ja asiakastiedotteiden perusteella sekä muistutusten kirjoittaminen yksi kerrallaan.
Mitä KajoAI pystyy rakentamaan
N8n-työnkulku, joka tarkistaa päivittäin erääntyneet laskut, laatii muistutuksen sääntöjesi perusteella ja lähettää sen. Tärkeimmät asiakkaat ja kiistanalaiset laskut ohjataan ensin asiakkuuspäällikölle.
Lasku 1204 on 14 päivää erääntynyt
Esimerkkilasku Asiakas Oy:lle. Summa 2 640,00 euroa.
Asiakkuuspäällikkö tarkistaa muistutuksen.
Hyväksynnän jälkeen työnkulku lähettää sen, kirjaa päivämäärän ja aikatauluttaa seuraavan tarkistuksen.
- Tarkista, mitkä maksut ovat erääntyneet
Tee joka aamu luettelo erääntyneistä laskuista ja tarkista, onko uusia maksuja saapunut.
- Laadi muistutus
Valitse muistutusvaihe ja sanamuoto mallipohjistasi ja säännöistäsi.
- Hyväksy tarvittaessa
Avainasiakkaiden ja kiistanalaisten laskujen käsittely siirretään tietylle henkilölle. Tavalliset maksumuistutukset voidaan lähettää suoraan.
- Päivitä ja tiivistä
Kirjaa muistutus järjestelmään ja lähetä talousosastolle yhteenveto erääntyneistä laskuista.
Manuaaliset toimenpiteet, joilla tämä voidaan poistaa
Maksamattomien laskujen vienti, maksujen tarkistaminen yksi kerrallaan ja muistutusviestien kirjoittaminen. Tiimisi päättää edelleen maksusuunnitelmista, maksuvalituksista ja perinnästä.
Mittaa seuraavia tekijöitä: myynnin kiertoaika (DSO), yli 30 päivää erääntyneet laskut sekä muistutuksiin käytetty aika. Sovitaan lähtötasosta ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Miltä n8n-työnkulku voisi näyttää.
Yksinkertaistettu kuvaus ensimmäisen version vaiheista. Lopullisen rakenteen määrittävät järjestelmänne, säännöt ja hyväksymisvaiheet.
Ensimmäisessä versiossa voitaisiin yhdistää kirjanpitojärjestelmäsi, yksi sähköpostitili ja yksi ilmoituskanava. Työnkulku lukee lasku- ja maksutiedot kirjanpitojärjestelmästäsi, joten erillistä asiakastietokantaa ei tarvita.
Lähettäjä ja sanamuoto ovat sinun valintasi: Muistutukset lähetetään omasta sähköpostiosoitteestasi, ja niissä käytetään hyväksymiäsi mallipohjia. Asiakkaat näkevät tavallisen viestin, jonka on lähettänyt yrityksesi talousosasto.
Sisäänrakennetut muistutukset: Monissa kirjanpitojärjestelmissä on perusmuistutusominaisuudet. Jos järjestelmäsi täyttää tarpeesi, suosittelemme, että aloitat siitä.
Tämä on esimerkki ehdotetusta työnkulusta, ei asiakkaan julkaisemaa tulosta.
Yksi muistutusvaihe.
Yksi asiakasryhmä.
Aloita lähettämällä ensimmäiset muistutukset yritysasiakkaille käyttäen olemassa olevaa muistutustekstiäsi.
Istuu hyvin, kun
Teillä on paljon yritysasiakkaita, joiden laskut ovat maksamatta, ja maksumuistutukset lähetetään myöhässä tai niiden lähettäminen riippuu yhdestä henkilöstä.
Sinä toimitat
Rahoitusprosessin vastuuhenkilö, muistutusmallisi, avainasiakkuuksia ja riitatapauksia koskevat säännöt sekä IT-yhteyshenkilö järjestelmään pääsyä varten.
Sovi asiasta ennen rakentamista
Muistutusten ajoitus ja sanamuoto, mihin asiakkaiden on annettava suostumus, sekä se, miten muistutukset noudattavat perintäkäytäntöjänne ja sovellettavaa lainsäädäntöä.
Tällä sivulla kuvataan esimerkkityönkulku, jonka voimme toteuttaa teidän prosessiinne. Kyse on esimerkistä mahdollisesta ratkaisusta, ei julkaistusta asiakastuloksesta.
Ensimmäisestä puhelusta siihen, kun asia on jo käytössä yrityksessäsi.
Neljä vaihetta. Laajuudesta ja hinnasta sovitaan kirjallisesti ennen töiden aloittamista, järjestelmä rakennetaan asiakkaan todellisten tietojen perusteella, ja asiakkaan puolelta nimetty henkilö saa koulutuksen järjestelmän luovutuksen yhteydessä.
- Ilmainen työpaja
60 minuuttia. Kartoitamme, miten maksamattomat laskut kulkevat nykyisin yrityksessäsi ja missä vaiheessa ne jumittuvat.
- Kiinteähintainen tarjous
Työn laajuudesta ja hinnasta sovitaan kirjallisesti ennen töiden aloittamista. Emme laskuta tuntitaksalla, eikä projekteja ole, joiden kestoa ei ole määritelty.
- Kehitä ja testaa
Rakennettu todellisten avoimien laskujesi ja järjestelmiesi pohjalta, ei demo-ympäristössä. Näet, miten se toimii, ennen kuin se otetaan tuotantokäyttöön.
- Luovutus
Koulutamme teidän puoleltanne nimetyn vastuuhenkilön. Siitä päivästä lähtien työnkulku on teidän vastuullanne.
Selvitä, mitä olet ostamassa, ennen kuin rakentaminen alkaa.
Kiinteä hinta, sovittu laajuus ja toimiva ratkaisu muutamassa viikossa – ei aikataulultaan avointa projektia. Jokainen paketti perustuu edelliseen.
PAKETTI 1
Yleiskatsaus erääntyneisiin maksuihin
€2,900
1 kirjanpitojärjestelmä + säännöt · 2–3 viikkoa
- Joka aamu tarkistetaan erääntyneiden laskujen luetteloa uusien maksujen perusteella
- Avainasiakkaat ja riidanalaiset laskut on merkitty erikseen
- Jokainen tuote on linkitetty laskuun. Maksumuistutuksia ei lähetetä automaattisesti
Tee koeajo avoimilla laskuillasi
SUOSITELTAVAA
Hyväksynnän sisältävät muistutukset
€3,900
1 muistutusvaihe + 1 asiakasryhmä · 3–4 viikkoa
Kaikki, mitä ”Maksamattomat” -katsauksessa on, sekä lisäksi:
- Muistutusluonnokset omista malleistasi, lähetetty omasta sähköpostiosoitteestasi
- Avainasiakkuudet ja riidat, jotka asiakkuuspäällikkö on ensin hyväksynyt
- Muistutus lähetetään vain, jos laskua ei ole vielä maksettu
Muistutus sääntötyöpajasta
PAKETTI 3
Kattava seuranta
€5,900
Useita vaiheita + johdon yhteenveto · 4–6 viikkoa
Kaikki ”Muistutukset (hyväksyntävaatimus)” -kohdan sisältö sekä lisäksi:
- Useita muistutusvaiheita, joiden ajoituksen voit määrittää itse
- Viikoittainen yhteenveto erääntyneistä laskuista ja DSO:sta johdolle
- Riitoja ja sovittuja maksupäiviä seurataan, kunnes ne on ratkaistu
Arvio ensimmäisen kuukauden päättyessä
Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Kiinteä hinta kattaa edellä kuvatun vakiopalvelun. Ohjelmisto- ja käyttökustannukset, kuten n8n ja valinnainen tekoälykäsittely, maksetaan palveluntarjoajille ja ne esitetään erikseen tarjouksessa. Lisätyöstä sovitaan erikseen.
Kysymyksiä, joita kuulemme lähes jokaisessa ensimmäisessä puhelussa.
Ei. Tavoitteena on yhdistää järjestelmät, joita jo käytät. Suosittuja suomalaisia kirjanpitojärjestelmiä, kuten Procountor, Netvisor ja Fennoa, tarjoavat sovellusrajapinnan (API), mutta käyttöoikeudet ja kustannukset riippuvat tilauksestasi, joten tarkistamme tämän ensin.
Ehkä ei. Jos sisäänrakennetut muistutukset riittävät tarpeisiisi, aloita niistä. Työnkulku on hyödyllinen silloin, kun muistutukset vaativat ensin tarkistusta – esimerkiksi uusien maksujen, riita-asioiden tai avainasiakkaiden osalta – tai kun seuranta riippuu yhdestä henkilöstä.
Vain jos niin päätät. Tärkeimmät asiakkuudet ja kiistanalaiset laskut menevät asiakkuuspäällikön hyväksyttäväksi. Sinä määrität, mitkä asiakkaat vaativat hyväksynnän ennen toteutusta.
Työnkulku noudattaa perintäkäytäntöänne. Se ei lisää maksuja eikä siirrä laskuja perintään, ellei te niin päätä. Tiiminne on edelleen vastuussa sovellettavan lainsäädännön noudattamisesta.
Kyllä, jos manuaalinen työ tehdään teidän puoleltanne. Sovimme järjestelyistä teidän ja tilitoimistonne kanssa, jotta työnkulku tukee sitä, miten te jo nyt jaatte työn keskenänne.
Se riippuu sovitusta järjestelystä. Ennen tietojen yhdistämistä selvitämme, missä tietoja säilytetään, mitkä palvelut niitä käsittelevät, mitkä ovat käyttöoikeudet ja kuinka kauan tietoja säilytetään. n8n voi toimia pilvipalveluna tai omassa infrastruktuurissasi. Käymme tarkasti läpi, mitä tietoja tallennetaan, minne ja kuinka kauan.
Kyllä, ja se on mahdollista. Työnkulku on teidän hallinnassanne, se toimii ilman meitä, ja koulutamme nimetyn henkilön teidän puoleltanne. Epäonnistuneet suoritukset kirjataan ja niistä ilmoitetaan kyseiselle henkilölle, ja kohteet, joita ei voitu käsitellä, jäävät luetteloon. Jos haluatte, että pidämme sitä silmällä, pyytäkää vain, mutta teitä ei ole sidottu mihinkään.
Aloita jostakin muualta rahoitusprosessissa.
Jokainen työnkulku toimii itsenäisesti. Jos aloitat yhden, seuraava käyttää samoja yhteyksiä järjestelmiisi.
Kuinka monta laskua on tällä hetkellä erääntynyt?
Tuo mukanasi luettelo maksamattomista laskuistasi ja nykyisestä maksumuistutustekstistäsi. Ilmaisessa tunnin mittaisessa työpajassa käymme läpi nykyiset vaiheet, tarkistamme kirjanpitojärjestelmäsi ja suosittelemme kiinteähintaista pakettia.
Mitä saat mukaasi
Kuvaus siitä, miten maksamattomia laskuja seurataan nykyään, ensin sovittavat säännöt sekä suositeltu ratkaisupaketti. Jos kirjanpitojärjestelmänne hoitaa tämän jo omilla työkaluillaan, mainitsemme sen.
Ilmainen 60 minuutin työpaja · Ei velvoita jatkamaan.