Määritä jokaiselle pyynnölle
selkeä seuraava vaihe.
Tilausmuutospyyntö saapuu yhteiseen sähköpostiin. Jonkun täytyy tunnistaa asiakas, tarkistaa tilaus, siirtää tiedot eteenpäin ja päättää, kuka hoitaa asian.
Rakennamme n8n-työnkulun, joka yhdistää pyynnön oikeaan asiakkaaseen tai tilaukseen, luo tehtävän tai tiketin ja ohjaa sen oikealle henkilölle sovittujen sääntöjen perusteella. Jos tietoja puuttuu tai asiakasrekisterin osuma on epävarma, pyyntö ohjataan ihmiselle tarkistettavaksi.
Ilmainen 60 minuutin työpaja, ilman velvoitteita. Jos automaatio ei ole sinulle sopiva ratkaisu, kerromme sen sinulle.
Pyyntö saapuu yhteiseen postilaatikkoon ja kulkee henkilöstä toiseen, ennen kuin kukaan ottaa sen vastuulleen.
Asiakas, tilaus ja päivämäärät syötetään uudelleen käsin järjestelmään, jossa ne tosiasiassa tallennetaan.
Mitään ei ole aikataulutettu, joten jonkun on muistettava pyytää kollegalta tilannetietoja.
Yhteisestä postilaatikosta
määritettyihin työtehtäviin.
Four steps, and a person stays in the loop at the point that matters. The workflow prepares the work; your team makes the call.
- Lue sähköposti
Hae tilaus 1042 ja pyydetty päivämäärä. Tarkista, onko tämä pyyntö jo kirjattu järjestelmään.
- Luo annettu tehtävä
Etsi tilaus ja luo tehtävä sen vastuuhenkilölle. Epäselvät tulokset siirretään tarkistusjonoon.
- Hyväksy muutos
Omistaja tarkistaa saatavuuden ja hyväksyy tai hylkää pyynnön. Päätös kirjataan työnkulkuun.
- Sulje silmukka
Hyväksynnän jälkeen päivitä tilaus ja laadi vastaus. Muistuta tilaajaa, jos päätös on myöhässä.
Käsityö
Sähköpostien edelleenlähetys, samojen tietojen syöttäminen kahdesti ja kollegoiden perään juokseminen päivitysten saamiseksi.
Mitä KajoAI pystyy rakentamaan
N8n-työnkulku, joka yhdistää pyynnön asiakkaaseen tai tilaukseen, luo tehtävän tai tiketin ja osoittaa sen sääntöjesi mukaisesti. Puuttuvat tiedot ja epäselvät vastaavuudet ohjataan henkilölle.
Manuaaliset toimenpiteet, joilla tämä voidaan poistaa
Tilauksen tietojen kopioiminen sähköpostista, tehtävän luominen manuaalisesti ja sisäisten muistutusviestien lähettäminen. Tiimisi päättää edelleen, onko pyydetty päivämäärä mahdollinen.
”Voiko tilaus 1042 saapua sen sijaan 18. lokakuuta?”
Esimerkki sähköpostiviestistä: ”Siirtäkää tilaus 1042 15. lokakuuta päivämäärästä 18. lokakuuta päivämäärään ja ilmoittakaa meille, sopiiko tämä.”
Tilauksen vastuuhenkilö tarkistaa saatavuuden.
Hyväksynnän jälkeen työnkulun avulla voidaan päivittää toimituspäivä ja laatia vahvistus tarkastettavaksi.
Tällä sivulla kuvataan esimerkkityönkulku, jonka voimme toteuttaa teidän prosessiinne. Kyse on esimerkistä mahdollisesta ratkaisusta, ei julkaistusta asiakastuloksesta.
Yksi pyyntötyyppi.
Yksi selkeä omistaja.
Aloitetaan yhden yhteisen sähköpostilaatikon toimituspäivämuutoksista ja yhdistetään työnkulku yhteen tilaus- tai tikettijärjestelmään. Hinta ja hyväksymiskriteerit sovitaan kirjallisesti ennen toteutuksen aloittamista.
Sinä toimitat
Prosessin vastuuhenkilö, näytteiden pyytämiset, käsittely- ja hyväksymissäännöt sekä IT-yhteyshenkilö järjestelmän käyttöoikeuksien osalta.
KajoAI tarjoaa
Tietojen kerääminen ja täsmäyttäminen, tehtävien luominen, hyväksyntäprosessit, muistutukset ja poikkeusjono.
Sovi asiasta ennen rakentamista
Mitkä päivitykset vaativat hyväksynnän, miten vältetään päällekkäisyydet ja mitä tapahtuu, kun järjestelmä ei ole käytettävissä.
Alkuvaiheessa voitaisiin yhdistää yksi jaettu postilaatikko, yksi CRM- tai ERP-järjestelmä ja yksi ilmoituskanava. Tarkat vaiheet riippuvat järjestelmänne sovellusrajapinnasta (API), käyttöoikeuksista ja hyväksymisprosessista.
Esimerkki n8n-rakenteesta: sähköpostilaukaisija → kenttien poiminta → asiakkaan/tilauksen haku → validointiharu → tehtävän luominen → ilmoitus vastuuhenkilölle. Erillinen aikataulutettu tarkistus voi havaita myöhässä olevat toimet. Tekoäly on valinnainen rakenteettoman tekstin tulkinnassa. Kiinteät reititys- ja hyväksymissäännöt pysyvät selkeinä.
Uudelleenkokeilut, päällekkäisyystarkistukset ja poikkeusjono auttavat estämään toistuvia päivityksiä tai huomaamatta jääneitä pyyntöjä. Tämä on esimerkki ehdotetusta työnkulusta, ei julkaistu asiakastulos.
Tulokset näkyvät numeroina,
eivät tunteina.
Seuraamme pyynnön käsittelyaikaa, manuaalisten työvaiheiden määrää ja myöhästyneiden pyyntöjen seurantaa. Ennen pilottia sovimme lähtötason, johon tuloksia verrataan, jotta vaikutus voidaan osoittaa mitatusti.
Työnkulku jää teidän käyttöönne.
Saatte käyttöönne muokattavat työnkulut ja niiden dokumentaation, ja automaatio toimii nykyisten järjestelmienne päällä. Ennen käyttöönottoa sovimme seurannasta, ylläpidosta ja tuesta sekä ohjelmisto- ja hosting-kustannuksista.
Neljä kysymystä, joita meille esitetään osoitteessa
lähes jokaisessa ensimmäisessä puhelussa.
Tavoitteena on yleensä hyödyntää järjestelmiä, jotka ovat jo käytössänne. Ensin tarkistamme, voidaanko ongelma ratkaista CRM-, ERP- tai asiakastukijärjestelmän omilla ominaisuuksilla. n8n on hyödyllinen silloin, kun tietoa tai tehtäviä täytyy siirtää järjestelmästä toiseen tai prosessi vaatii tarkempaa automaatiologiikkaa.
Automaatio toimii vain siellä, missä niin päätätte. Puutteelliset tiedot ja epävarmat osumat ohjataan ihmiselle tarkistettaviksi, ja vastuuhenkilö hyväksyy tai hylkää muutoksen ennen kuin mitään päivitetään. Tiiminne päättää edelleen, onko pyydetty muutosajankohta mahdollinen.
Ensimmäinen työnkulku määritellään käytössä olevien järjestelmien, datan valmiusasteen ja tarvittavien hyväksyntöjen perusteella. Ennen käyttöönottoa sovimme kirjallisesti hinnasta, jatkuvista kustannuksista, toimitussuunnitelmasta ja hyväksymiskriteereistä.
Se riippuu sovitusta järjestelystä. Ennen tietojen liittämistä selvitämme, missä tietoja säilytetään, mitkä palvelut niitä käsittelevät, mitkä ovat käyttöoikeudet ja kuinka kauan tietoja säilytetään. Sovimme järjestelyistä yhdessä IT-tiimisi kanssa.
Mikä toistuva tehtävä vie tiimiltäsi eniten aikaa pois asiakkaiden auttamisesta?
Valitse yksi pyyntö, jonka tiimisi käsittelee manuaalisesti. Ilmaisessa 60 minuutin työpajassa kartoitamme nykyiset vaiheet, tarkastelemme käytössä olevia järjestelmiä ja selvitämme, kannattaako alustavan työnkulun suunnittelua harkita.
Työpajan tavoite
Saat ehdotuksen automatisoitavasta työnkulusta, arvion sen toteutettavuudesta ja selkeän suosituksen seuraavista vaiheista. Jos automaatio ei ole tässä tapauksessa järkevä ratkaisu, kerromme sen suoraan.
Ilmainen 60 minuutin työpaja · Ei velvoita jatkamaan.