Jokainen lasku on tarkistettu.
Jokainen hyväksyntä on kirjattu.
Monet toimittajien laskut saapuvat jo sähköisinä laskuina. Loput saapuvat PDF-tiedostoina, ja jokainen lasku on edelleen tarkistettava tilauksen perusteella ja hyväksyttävä. Työnkulku tarkistaa jokaisen laskun ja lähettää sen oikealle henkilölle, ja lähettää muistutuksia ennen eräpäivää. Tiimisi tekee edelleen kaikki hyväksymis- ja kirjaamispäätökset.
Ilmainen 60 minuutin työpaja, ilman sitoumuksia. Jos kirjanpitojärjestelmänne hoitaa tämän jo, kerromme sen teille.
Lasku on hyväksyjän käsiteltävänä, mutta tämä on matkoilla, ja eräpäivä umpeutuu.
Summa poikkeaa ostotilauksesta, ja joku huomaa sen maksun jälkeen.
Kiireisen viikon aikana laskussa oleva uusi tilinumero voi helposti jäädä huomaamatta.
Saapuneet-kansiosta ”
” -hyväksyttyyn laskuun.
Toimittajan lasku saapuu sähköisenä laskuna tai PDF-tiedostona jaettuun postilaatikkoon. Joku tarkistaa sen tilauksen perusteella, etsii hyväksyjän ja lähettää muistutuksia, kunnes lasku on hyväksytty.
Käsityö
PDF-laskujen manuaalinen syöttö, laskujen ja tilausten vertailu, päällekkäisyyksien tarkistaminen sekä hyväksyjiltä sähköpostitse pyydettävät vahvistukset.
Mitä KajoAI pystyy rakentamaan
N8n-työnkulku, joka lukee laskun, tarkistaa sen toimittajaluettelon ja ostotilausten perusteella ja lähettää sen oikealle hyväksyjälle. Mahdolliset kaksoiskappaleet, summaerot ja muuttuneet pankkitiedot ohjataan tietylle henkilölle.
Esimerkkitoimittaja Oy:n lasku nro 4471
Esimerkkilasku PDF-muodossa, joka on saapunut laskujen saapuneet-kansioon. Eräpäivä 30. lokakuuta.
Hyväksyjä tarkistaa tiedot ja alkuperäisen PDF-tiedoston.
Hyväksynnän jälkeen työnkulku luo ostolaskun kirjanpitojärjestelmään, jossa se on valmis kirjattavaksi.
- Vastaanota lasku
Kerää laskut jaetusta saapuneet-kansiosta, lähetyslomakkeesta tai sähköisten laskujen syötteestä. Ohita laskut, jotka on jo vastaanotettu.
- Pura ja tarkista
Tarkista toimittaja, määrät, arvonlisävero, pankkitili ja eräpäivä. Varmista, että summat täsmäävät ja vastaavat ostotilausta.
- Hyväksymisprosessi
Lähetä lasku sääntöjesi mukaisesti määritellylle hyväksyjälle. Muistuta häntä ennen eräpäivää.
- Kirjaa päätös
Luo ostolasku kirjanpitojärjestelmässäsi ja tallenna hyväksymishistoria.
Manuaaliset toimenpiteet, joilla tämä voidaan poistaa
Laskun tietojen syöttäminen, ostotilauksen etsiminen ja hyväksymismuistutusten lähettäminen. Tiimisi hyväksyy laskun edelleen ja päättää, miten se kirjataan.
Mittaa ero: käsin syötetyt laskut, päivien määrä laskun vastaanottamisesta hyväksymiseen sekä eräpäivän jälkeen hyväksytyt laskut. Sovitaan vertailuarvosta ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Miltä n8n-työnkulku voisi näyttää.
Yksinkertaistettu kuvaus ensimmäisen version vaiheista. Lopullisen rakenteen määrittävät järjestelmänne, säännöt ja hyväksymisvaiheet.
Ensimmäisessä versiossa voitaisiin yhdistää yksi laskujen saapumiskansio, yksi kirjanpitojärjestelmä ja yksi ilmoituskanava, kuten sähköposti tai Microsoft Teams. Tarkat vaiheet riippuvat järjestelmänne sovellusrajapinnasta (API), käyttöoikeuksista ja hyväksymisprosessista.
Sähköiset laskut: Sähköiset laskut sisältävät jo jäsenneltyjä tietoja. Työnkulussa ohitetaan näiden laskujen tietojen poiminta, ja niihin sovelletaan samoja tarkastuksia ja hyväksymisprosessia.
Olemassa olevat hyväksymisprosessit: Jos kirjanpitojärjestelmäsi ohjaa laskut jo hyväksyttäväksi, liitämme järjestelmämme kyseiseen prosessiin sen sijaan, että luomme uuden.
Maksupetosten tarkastukset: Työnkulussa toimittajan pankkitietoja ei koskaan muuteta. Jos laskussa mainittu pankkitili poikkeaa toimittajarekisterissä olevista tiedoista, laskun käsittely keskeytyy ja se siirretään henkilön käsiteltäväksi.
Tämä on esimerkki ehdotetusta työnkulusta, ei asiakkaan julkaisemaa tulosta.
Yksi postilaatikko.
Yksi hyväksymisprosessi.
Aloita yhdestä saapuneet-kansiosta ja yhdestä hyväksymissäännöstä, esimerkiksi kustannuspaikan tai ostotilauksen tekijän mukaan.
Istuu hyvin, kun
PDF-laskut muodostavat edelleen suuren osan laskuistasi, tai niiden hyväksyntä viivästyy usein eräpäivän jälkeen.
Sinä toimitat
Talousprosessin vastuuhenkilö, 30–50 laskuesimerkkiä, hyväksymissäännöt sekä IT-yhteyshenkilö järjestelmän käyttöoikeuksien saamiseksi.
Sovi asiasta ennen rakentamista
Mitkä kentät on täytettävä, kuka hyväksyy mitäkin, miten päällekkäisyydet käsitellään ja missä laskutiedot käsitellään.
Tällä sivulla kuvataan esimerkkityönkulku, jonka voimme toteuttaa teidän prosessiinne. Kyse on esimerkistä mahdollisesta ratkaisusta, ei julkaistusta asiakastuloksesta.
Ensimmäisestä yhteydenotosta siihen, että
on otettu käyttöön yrityksessäsi.
Neljä vaihetta. Laajuudesta ja hinnasta sovitaan kirjallisesti ennen töiden aloittamista, järjestelmä rakennetaan asiakkaan todellisten tietojen perusteella, ja asiakkaan puolelta nimetty henkilö saa koulutuksen järjestelmän luovutuksen yhteydessä.
- Ilmainen työpaja
60 minuuttia. Kartoitamme, miten laskut kulkevat nykyisin yrityksessäsi ja missä vaiheessa ne jumiutuvat.
- Kiinteähintainen tarjous
Työn laajuudesta ja hinnasta sovitaan kirjallisesti ennen töiden aloittamista. Emme laskuta tuntitaksalla, eikä projekteja ole, joiden kestoa ei ole määritelty.
- Kehitä ja testaa
Rakennettu todellisten laskujesi ja järjestelmiesi pohjalta, ei demo-ympäristössä. Näet, miten se toimii, ennen kuin se otetaan käyttöön.
- Luovutus
Koulutamme teidän puoleltanne nimetyn vastuuhenkilön. Siitä päivästä lähtien työnkulku on teidän vastuullanne.
Selkeä suunnitelma ennen kuin toteutus alkaa.
Kiinteä hinta, sovittu laajuus ja toimiva ratkaisu muutamassa viikossa – ei aikataulultaan avointa projektia. Jokainen paketti perustuu edelliseen.
PAKETTI 1
Laskujen tarkastukset
€3,900
1 saapuneet-kansi + tarkistukset · 3–4 viikkoa
- PDF-laskut ja sähköiset laskut tarkistetaan toimittajaluettelosi ja ostotilaustesi perusteella
- Kaksoiskirjaukset, summaerot ja muutetut pankkitiedot siirretään tarkistusluetteloon
- Jokainen merkintä linkittyy laskuun. Mitään ei kirjata automaattisesti
Kokeile omilla laskuillasi
SUOSITELTAVAA
Hyväksymisprosessi
€5,400
1 saapumiskansio + 1 hyväksymisprosessi · 4–6 viikkoa
Kaikki laskun tarkistuksiin liittyvät toiminnot sekä lisäksi:
- Jokainen lasku lähetetään sääntöjesi mukaisesti määritetylle hyväksyjälle kanavassa, jota hän jo käyttää
- Muistutus lähetetään vain niin kauan kuin hyväksyntäprosessi on vielä kesken
- Hyväksymishistoria tallennetaan laskun mukana
Hyväksymissääntöjä käsittelevä työpaja
PAKETTI 3
Kirjanpitojärjestelmään
€7,400
1 kirjanpitojärjestelmä + raportointi · 6–8 viikkoa
Kaikki, mitä hyväksymisprosessissa on, sekä lisäksi:
- Kirjanpitojärjestelmässäsi luodut hyväksytyt laskut, jotka ovat valmiina kirjattaviksi
- Useita hyväksymistapoja, esimerkiksi kustannuspaikan tai summan mukaan
- Kuukausittainen yhteenveto käsittelyajoista ja myöhästyneistä hyväksynnöistä
Arvio ensimmäisen kuukauden päättyessä
Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Kiinteä hinta kattaa edellä kuvatun vakiopalvelun. Ohjelmisto- ja käyttökustannukset, kuten n8n ja asiakirjojen käsittely, maksetaan palveluntarjoajille ja ne esitetään erikseen tarjouksessa. Lisätyöstä sovitaan erikseen.
Kysymyksiä, joita kuulemme osoitteessa
lähes jokaisessa ensimmäisessä puhelussa.
Ei. Tavoitteena on yhdistää järjestelmät, joita jo käytät. Suosittuja suomalaisia kirjanpitojärjestelmiä, kuten Procountor, Netvisor ja Fennoa, tarjoavat sovellusrajapinnan (API), mutta käyttöoikeudet ja kustannukset riippuvat tilauksestasi, joten tarkistamme tämän ensin.
Ehkä ei kuitenkaan kaikkea. Jos hyväksymisprosessi toimii jo hyvin, aloita laskujen tarkistuksista. Se toimii nykyisen hyväksymisprosessisi rinnalla ja havaitsee päällekkäisyydet, tilauspoikkeamat ja muuttuneet pankkitiedot ennen hyväksyntää.
Työnkulku tarkistaa poimitut tiedot keskenään ja vertaa niitä ostotilaukseen. Jos kokonaissummat, arvonlisävero tai pankkitiedot eivät täsmää, lasku ohjataan henkilölle sen sijaan, että käsittely jatkuisi. Hyväksyjä näkee aina alkuperäisen PDF-tiedoston.
Ei. Jokainen lasku hyväksytään manuaalisesti, ja työnkulku luo ostolaskun vasta hyväksynnän jälkeen. Kirjaus ja maksu hoidetaan edelleen omassa kirjanpitojärjestelmässäsi, olemassa olevien valvontamenettelyjen mukaisesti.
Kyllä, jos manuaalinen työ tehdään teidän puoleltanne. Sovimme järjestelyistä teidän ja tilitoimistonne kanssa, jotta työnkulku tukee sitä, miten te jo nyt jaatte työn keskenänne.
Se riippuu sovitusta järjestelystä. Ennen tietojen yhdistämistä selvitämme, missä tietoja säilytetään, mitkä palvelut niitä käsittelevät, mitkä ovat käyttöoikeudet ja kuinka kauan tietoja säilytetään. n8n voi toimia pilvipalveluna tai omassa infrastruktuurissasi. Käymme tarkasti läpi, mitä tietoja tallennetaan, minne ja kuinka kauan.
Kyllä, ja se on mahdollista. Työnkulku on teidän hallinnassanne, se toimii ilman meitä, ja koulutamme nimetyn henkilön teidän puoleltanne. Epäonnistuneet suoritukset kirjataan ja niistä ilmoitetaan kyseiselle henkilölle, ja kohteet, joita ei voitu käsitellä, jäävät luetteloon. Jos haluatte, että pidämme sitä silmällä, pyytäkää vain, mutta teitä ei ole sidottu mihinkään.
Aloita rahoitusprosessin jostakin muualta:
.
Jokainen työnkulku toimii itsenäisesti. Jos aloitat yhden, seuraava käyttää samoja yhteyksiä järjestelmiisi.
Missä laskujesi käsittely kestää pis
issa?
Tuo mukanasi muutama aito lasku ja hyväksymissäännöt. Ilmaisessa tunnin mittaisessa työpajassa kartoitamme nykyiset työvaiheet, tarkistamme kirjanpitojärjestelmäsi ja suosittelemme kiinteähintaista pakettia.
Mitä saat mukaasi
Kartta laskujen nykyisestä kulusta, ensisijaisesti syötettävät tiedot ja suositeltu paketti. Jos kirjanpitojärjestelmäsi hoitaa tämän jo omilla työkaluillaan, mainitsemme sen.
Ilmainen 60 minuutin työpaja · Ei velvoita jatkamaan.