Följ upp förfallna fakturor utan att behöva använda ett kalkylblad.
En faktura har passerat förfallodagen. Någon måste uppmärksamma detta, kontrollera om kunden har betalat eller bestridit fakturan och skicka rätt påminnelse. Arbetsflödet sköter den dagliga kontrollen och förbereder påminnelsen. Stora kunder och tvister skickas först till en ansvarig person.
Gratis workshop på 60 minuter, helt utan förpliktelser. Om ditt bokföringssystem redan hanterar detta kommer vi att meddela dig det.
Påminnelserna är beroende av en enda person, vilket gör att de skickas ut sent under hektiska veckor och helgdagar.
En kund får en påminnelse om en faktura som hen betalade igår eller bestred förra veckan.
En automatisk påminnelse skickas till den kund som kundansvarig förhandlar med.
Rätt påminnelse, vid rätt tidpunkt.
En faktura har förfallit för två veckor sedan. Någon måste uppmärksamma detta, kontrollera om kunden redan har betalat eller bestridit fakturan och skicka rätt påminnelse.
Det manuella arbetet
Att exportera öppna fakturor, kontrollera var och en mot inbetalningar och kundanteckningar samt skriva påminnelser en efter en.
Vad KajoAI kan skapa
Ett n8n-arbetsflöde som varje dag kontrollerar förfallna fakturor, skapar en påminnelse utifrån dina regler och skickar iväg den. Viktiga kunder och omtvistade fakturor skickas först till kundansvarig.
Faktura 1204 är 14 dagar försenad
Exempel på faktura för Exempelkund Oy. Belopp: 2 640,00 EUR.
Kundansvarig granskar påminnelsen.
Efter godkännande skickar arbetsflödet iväg den, registrerar datumet och planerar in nästa kontroll.
- Kontrollera vad som är förfallet
Varje morgon ska du göra en lista över de förfallna fakturorna och kontrollera om det har kommit in några nya betalningar.
- Förbered påminnelsen
Välj påminnelsestadium och formulering från dina mallar och regler.
- Godkänn vid behov
Stora kunder och tvistiga fakturor hanteras av en särskild person. Vanliga påminnelser kan skickas ut direkt.
- Uppdatera och sammanfatta
Registrera påminnelsen i ert system och skicka en sammanställning över förfallna fakturor till ekonomiavdelningen.
Manuella åtgärder som kan lösa problemet
Exportera förfallna fakturor, kontrollera betalningarna en efter en och skriva påminnelsemejl. Det är fortfarande ditt team som fattar beslut om betalningsplaner, tvister och inkasso.
Mät skillnaden: genomsnittlig betalningstid (DSO), fakturor som är mer än 30 dagar förfallna och den tid som läggs på påminnelser. Kom överens om ett utgångsvärde innan implementeringen.
Så här skulle arbetsflödet i n8n kunna se ut.
En förenklad översikt över stegen i en första version. Eras system, regler och godkännandeprocesser avgör den slutgiltiga utformningen.
En första version skulle kunna kopplas ihop med ditt bokföringssystem, ett e-postkonto och en meddelandekanal. Arbetsflödet hämtar faktura- och betalningsstatus från ditt bokföringssystem, så du behöver ingen separat kunddatabas.
Din avsändare, din formulering: Påminnelserna skickas ut från din egen e-postadress och utgår från dina godkända mallar. Kunderna ser ett vanligt meddelande från din ekonomiavdelning.
Inbyggda påminnelser: Många bokföringssystem har grundläggande påminnelsefunktioner. Om ditt system uppfyller dina behov rekommenderar vi att du börjar där.
Detta är ett exempel på ett föreslaget arbetsflöde, inte ett publicerat kundresultat.
Ett påminnelsesteg.
En kundgrupp.
Börja med att skicka ut de första påminnelserna till företagskunderna med hjälp av din befintliga påminnelsetext.
Passar bra när
Ni har många företagskunder med obetalda fakturor, och påminnelserna skickas ut för sent eller är beroende av en enda person.
Du tillhandahåller
En processansvarig för ekonomi, dina påminnelsemallar, regler för nyckelkunder och tvister samt en IT-kontaktperson för systemåtkomst.
Kom överens innan byggandet påbörjas
Tidpunkt och formulering för påminnelser, vilka kunder som kräver godkännande samt hur påminnelserna ska följa er inkassopolicy och gällande lagstiftning.
På den här sidan beskrivs ett arbetsflöde som vi kan ta fram för er process. Det är ett exempel på vad som är möjligt, inte ett publicerat kundresultat.
Från det första samtalet till att något är igång i ditt företag.
Fyra steg. Omfattningen och priset fastställs skriftligen innan arbetet påbörjas, utvecklingen sker utifrån era faktiska data och en utsedd kontaktperson från er sida får utbildning vid överlämnandet.
- Gratis workshop
60 minuter. Vi kartlägger hur förfallna fakturor hanteras i ert företag idag och var det uppstår flaskhalsar.
- Fastprisoffert
Omfattning och pris avtalas skriftligen innan arbetet påbörjas. Ingen timdebitering och inga projekt med obestämd löptid.
- Utveckla och testa
Utvecklad utifrån dina faktiska öppna fakturor och system, inte en demomiljö. Du ser hur det fungerar innan det tas i drift.
- Överlämning
Vi utbildar en utsedd kontaktperson hos er. Från och med den dagen sköter ni själva arbetsflödet.
Se till att du vet vad du köper innan bygget sätter igång.
Fast pris, överenskommen omfattning och en fungerande lösning inom några veckor – inte ett projekt med obestämd varaktighet. Varje paket bygger vidare på det föregående.
PAKET 1
Översikt över förfallna fordringar
€2,900
1 redovisningssystem + regler · 2–3 veckor
- Varje morgon jämförs en lista över förfallna fakturor med nya inbetalningar
- Stora kunder och omtvistade fakturor markeras separat
- Varje artikel är kopplad till fakturan. Inga påminnelser skickas automatiskt
Testkörning med dina öppna fakturor
REKOMMENDERAS
Påminnelser med godkännande
€3,900
1 påminnelsesteg + 1 kundgrupp · 3–4 veckor
Allt som finns i översikten ”Försenade”, plus:
- Påminnelsemeddelanden utformade enligt dina egna mallar, skickade från din egen e-postadress
- Stora kunder och tvister ska först godkännas av kundansvarig
- En påminnelse skickas endast ut om fakturan fortfarande är obetald
Workshop om påminnelseregler
PAKET 3
Fullständig uppföljning
€5,900
Flera steg + sammanfattning för ledningen · 4–6 veckor
Allt som finns i ”Påminnelser med godkännande”, plus:
- Flera påminnelsesteg med den tidsinställning du anger
- En veckovis sammanställning av förfallna fakturor och DSO till ledningen
- Tvister och utlovade betalningsdatum följs upp tills de är lösta
Utvärdering efter den första månadens slut
Priserna är exklusive moms. Det fasta priset omfattar den standardomfattning som beskrivs ovan. Kostnader för programvara och användning, såsom n8n och valfri AI-bearbetning, betalas till leverantörerna och redovisas separat i offerten. Ytterligare arbete avtalas separat.
Frågor som vi får nästan varje gång någon ringer för första gången.
Nej. Syftet är att koppla ihop de system du redan använder. Vanliga finska bokföringssystem, såsom Procountor, Netvisor och Fennoa, erbjuder ett API, men åtkomst och kostnader beror på ditt abonnemang, så vi kontrollerar detta först.
Kanske inte. Om de inbyggda påminnelserna täcker dina behov kan du börja där. Arbetsflödet är till hjälp när påminnelser först måste granskas, till exempel vid nya betalningar, tvister eller viktiga kunder, eller när uppföljningen är beroende av en enskild person.
Endast om du så beslutar. Stora kunder och omtvistade fakturor skickas till kundansvarig för godkännande. Du bestämmer själv vilka kunder som kräver godkännande innan arbetet påbörjas.
Arbetsflödet följer er inkassopolicy. Det tillkommer inga avgifter och fakturor skickas inte vidare till inkasso om ni inte beslutar att så ska ske. Ert team har fortsatt ansvar för att följa gällande lagstiftning.
Ja, om det manuella arbetet sker hos er. Vi kommer överens om hur det ska fungera med er och er revisionsbyrå, så att arbetsflödet stöder det sätt på vilket ni redan fördelar arbetet.
Det beror på den överenskomna konfigurationen. Innan vi ansluter data fastställer vi var de ska lagras, vilka tjänster som bearbetar dem, åtkomstbehörigheter och lagringstider. n8n kan köras som en molntjänst eller på er egen infrastruktur. Vi går igenom exakt vad som lagras, var och hur länge.
Det gör ni, och det kan ni. Arbetsflödet är ert, det fungerar utan vår inblandning, och vi utbildar en utsedd person hos er. Misslyckade körningar loggas och den personen får ett meddelande, och poster som inte kunde bearbetas hamnar på en lista. Om ni hellre vill att vi håller ett öga på det är det bara att säga till, men ni är inte bundna till det.
Börja någon annanstans i finansprocessen.
Varje arbetsflöde fungerar fristående. Om du börjar med ett av dem använder nästa arbetsflöde samma anslutningar till dina system.
Hur många fakturor är förfallna just nu?
Ta med en lista över dina utestående fakturor och din nuvarande påminnelsetext. Under en kostnadsfri workshop på en timme går vi igenom de nuvarande stegen, granskar ditt bokföringssystem och rekommenderar ett paket till ett fast pris.
Vad du får med dig
En översikt över hur man idag följer upp förfallna fakturor, vilka regler man bör enas om i förväg och ett rekommenderat paket. Om ert bokföringssystem redan hanterar detta med egna verktyg kommer vi att uppge det.
Gratis workshop på 60 minuter · Ingen förpliktelse att gå vidare.