Varje faktura har granskats.
Varje godkännande finns dokumenterat.
Många leverantörsfakturor skickas redan som e-fakturor. Resten skickas som PDF-filer, och varje faktura måste fortfarande kontrolleras mot beställningen och godkännas av en ansvarig person. Arbetsflödet granskar varje faktura och vidarebefordrar den till rätt person, med påminnelser före förfallodagen. Det är fortfarande ert team som fattar alla beslut om godkännande och bokföring.
Gratis workshop på 60 minuter, helt utan förpliktelser. Om ditt bokföringssystem redan hanterar detta kommer vi att meddela dig det.
Fakturan ligger hos en godkännare som är på resa, och förfallodagen passerar.
Beloppet skiljer sig från det som anges i inköpsordern, och någon upptäcker detta efter att betalningen har gjorts.
Ett nytt kontonummer på en faktura är lätt att missa under en hektisk vecka.
Från inkorgen till en faktura som godkänts av
.
En leverantörsfaktura kommer in som en e-faktura eller som en PDF-fil i en gemensam inkorg. Någon jämför den med beställningen, hittar den som ska godkänna den och skickar påminnelser tills fakturan har godkänts.
Det manuella arbetet
Att manuellt mata in PDF-fakturor, jämföra fakturor med beställningar, kontrollera om det finns dubbletter och kontakta godkännare via e-post.
Vad KajoAI kan skapa
Ett n8n-arbetsflöde som läser in fakturan, jämför den med ditt leverantörsregister och dina inköpsorder och skickar den vidare till rätt godkännare. Eventuella dubbletter, beloppsskillnader och ändrade bankuppgifter vidarebefordras till en ansvarig person.
Faktura nr 4471 från Example Supplier Oy
Exempel på en PDF-faktura som mottagits i fakturainkorgen. Förfallodag: 30 oktober.
Den som godkänner kontrollerar uppgifterna och original-PDF:en.
Efter godkännandet skapar arbetsflödet en inköpsfaktura i ditt redovisningssystem, redo för bokföring.
- Ta emot fakturan
Samla in fakturor från en gemensam inkorg, ett uppladdningsformulär eller ditt e-fakturaflöde. Hoppa över fakturor som redan har tagits emot.
- Extrahera och kontrollera
Kontrollera leverantör, belopp, moms, bankkonto och förfallodatum. Kontrollera att summan stämmer och överensstämmer med inköpsordern.
- Godkännandeprocess
Skicka fakturan till den godkännare som anges i dina regler. Skicka en påminnelse till denne innan förfallodagen.
- Protokollföra beslutet
Skapa inköpsfakturan i ditt bokföringssystem och spara godkännandehistoriken.
Manuella åtgärder som kan lösa problemet
Att mata in fakturauppgifter, söka efter inköpsordern och skicka påminnelser om godkännande. Det är fortfarande ditt team som godkänner fakturan och beslutar hur den ska bokföras.
Mät skillnaden: manuellt inmatade fakturor, antal dagar från mottagande till godkännande samt fakturor som godkänns efter förfallodagen. Kom överens om en utgångspunkt innan implementeringen.
Så här skulle arbetsflödet i n8n kunna se ut.
En förenklad översikt över stegen i en första version. Eras system, regler och godkännandeprocesser avgör den slutgiltiga utformningen.
En första version skulle kunna koppla samman en fakturainlåda, ett redovisningssystem och en meddelandekanal, till exempel e-post eller Microsoft Teams. De exakta stegen beror på ditt systems API, behörigheter och godkännandeprocess.
E-fakturor: E-fakturor innehåller redan strukturerade uppgifter. Arbetsflödet hoppar över dataupptagningen för dessa och använder samma kontroller och godkännandeprocess.
Befintliga godkännandeprocesser: Om ditt redovisningssystem redan hanterar fakturor för godkännande ansluter vi oss till den processen istället för att skapa en ny.
Kontroller av betalningsbedrägerier: Arbetsflödet ändrar aldrig leverantörens bankuppgifter. Om bankkontot på en faktura skiljer sig från uppgifterna i ditt leverantörsregister stoppas fakturan och vidarebefordras till en handläggare.
Detta är ett exempel på ett föreslaget arbetsflöde, inte ett publicerat kundresultat.
En inkorg.
En godkännandeprocess.
Börja med fakturor från en inkorg och en godkännanderegel, till exempel efter kostnadsställe eller beställningsansvarig.
Passar bra när
PDF-fakturor utgör fortfarande en stor del av era fakturor, eller så dröjer godkännandena ofta till efter förfallodagen.
Du tillhandahåller
En processansvarig inom ekonomiavdelningen, 30 till 50 exempelfakturor, dina godkännanderegler och en IT-kontaktperson för systemåtkomst.
Kom överens innan byggandet påbörjas
Vilka fält som måste markeras, vem som godkänner vad, hur dubbletter hanteras och var fakturauppgifterna behandlas.
På den här sidan beskrivs ett arbetsflöde som vi kan ta fram för er process. Det är ett exempel på vad som är möjligt, inte ett publicerat kundresultat.
Från det första samtalet till att något
tas i bruk i ditt företag.
Fyra steg. Omfattningen och priset fastställs skriftligen innan arbetet påbörjas, utvecklingen sker utifrån era faktiska data och en utsedd kontaktperson från er sida får utbildning vid överlämnandet.
- Gratis workshop
60 minuter. Vi kartlägger hur fakturor hanteras i er verksamhet idag och var det uppstår flaskhalsar.
- Fastprisoffert
Omfattning och pris avtalas skriftligen innan arbetet påbörjas. Ingen timdebitering och inga projekt med obestämd löptid.
- Utveckla och testa
Utvecklad utifrån dina faktiska fakturor och system, inte en demomiljö. Du får se hur det fungerar innan det tas i drift.
- Överlämning
Vi utbildar en utsedd kontaktperson hos er. Från och med den dagen sköter ni själva arbetsflödet.
Se till att du vet vad du köper
innan bygget påbörjas.
Fast pris, överenskommen omfattning och en fungerande lösning inom några veckor – inte ett projekt med obestämd varaktighet. Varje paket bygger vidare på det föregående.
PAKET 1
Fakturakontroller
€3,900
1 inkorg + granskningar · 3–4 veckor
- PDF-fakturor och e-fakturor som jämförs med ditt leverantörsregister och dina inköpsorder
- Dubbletter, beloppsskillnader och ändrade bankuppgifter läggs till i en granskningslista
- Varje markering länkar till fakturan. Ingenting bokförs automatiskt
Provkörning med dina riktiga fakturor
REKOMMENDERAS
Godkännandeprocess
€5,400
1 inkorg + 1 godkännandeprocess · 4–6 veckor
Allt som ingår i fakturakontrollen, plus:
- Varje faktura skickas till den godkännare som anges i era regler, via den kanal som denne redan använder
- En påminnelse skickas endast ut så länge godkännandet fortfarande är öppet
- Godkännandehistoriken sparas tillsammans med fakturan
Workshop om godkännanderegler
PAKET 3
In i redovisningssystemet
€7,400
1 redovisningssystem + rapportering · 6–8 veckor
Allt som ingår i godkännandeprocessen, plus:
- Godkända fakturor som skapats i ditt bokföringssystem och som är klara för bokföring
- Flera godkännandevägar, till exempel efter kostnadsställe eller belopp
- En månatlig sammanställning av handläggningstider och försenade godkännanden
Utvärdering efter den första månadens slut
Priserna är exklusive moms. Det fasta priset omfattar den standardomfattning som beskrivs ovan. Kostnader för programvara och användning, såsom n8n och dokumenthantering, betalas till leverantörerna och redovisas separat i offerten. Ytterligare arbete avtalas separat.
Frågor som vi får på
nästan varje gång någon ringer för första gången.
Nej. Syftet är att koppla ihop de system du redan använder. Vanliga finska bokföringssystem, såsom Procountor, Netvisor och Fennoa, erbjuder ett API, men åtkomst och kostnader beror på ditt abonnemang, så vi kontrollerar detta först.
Kanske inte allt. Om godkännandeprocessen redan fungerar bra kan du börja med fakturakontroller. Funktionen kompletterar din befintliga godkännandeprocess och upptäcker dubbletter, avvikelser i beställningar och ändrade bankuppgifter innan godkännandet sker.
Arbetsflödet jämför de extraherade siffrorna med varandra och med inköpsordern. Om summorna, momsen eller bankuppgifterna inte stämmer överens skickas fakturan vidare till en person istället för att gå vidare i processen. Den som godkänner fakturan ser alltid original-PDF:en.
Nej. Varje faktura måste godkännas av personalen, och arbetsflödet skapar inköpsfakturan först efter godkännandet. Bokföringen och betalningen sker i ert redovisningssystem, inom ramen för era befintliga kontrollrutiner.
Ja, om det manuella arbetet sker hos er. Vi kommer överens om hur det ska fungera med er och er revisionsbyrå, så att arbetsflödet stöder det sätt på vilket ni redan fördelar arbetet.
Det beror på den överenskomna konfigurationen. Innan vi ansluter data fastställer vi var de ska lagras, vilka tjänster som bearbetar dem, åtkomstbehörigheter och lagringstider. n8n kan köras som en molntjänst eller på er egen infrastruktur. Vi går igenom exakt vad som lagras, var och hur länge.
Det gör ni, och det kan ni. Arbetsflödet är ert, det fungerar utan vår inblandning, och vi utbildar en utsedd person hos er. Misslyckade körningar loggas och den personen får ett meddelande, och poster som inte kunde bearbetas hamnar på en lista. Om ni hellre vill att vi håller ett öga på det är det bara att säga till, men ni är inte bundna till det.
Börja någon annanstans
i finansprocessen.
Varje arbetsflöde fungerar fristående. Om du börjar med ett av dem använder nästa arbetsflöde samma anslutningar till dina system.
Var tar det längst tid för dina fakturor
att behandlas?
Ta med några riktiga fakturor och dina godkännanderegler. Under en kostnadsfri workshop på en timme kartlägger vi de nuvarande stegen, granskar ditt bokföringssystem och rekommenderar ett paket till ett fast pris.
Vad du får med dig
En översikt över hur fakturor hanteras idag, vilka kontroller som bör göras först och ett rekommenderat paket. Om ditt bokföringssystem redan hanterar detta med egna verktyg kommer vi att ange det.
Gratis workshop på 60 minuter · Ingen förpliktelse att gå vidare.