Se till att varje förfrågan
har ett tydligt nästa steg.
En begäran om orderändring kommer in i en gemensam inkorg. Någon måste hitta kunden, kontrollera ordern, kopiera uppgifterna och avgöra vem som ska hantera ärendet. Vi skapar ett n8n-arbetsflöde som kopplar begäran till en kund eller order, skapar en uppgift eller ett ärende och tilldelar den enligt dina regler – samtidigt som uppgifter som saknas och osäkra matchningar vidarebefordras till en person.
Gratis workshop på 60 minuter, helt utan förpliktelser. Om automatisering inte är rätt lösning för er, kommer vi att säga det.
En förfrågan hamnar i en gemensam inkorg och skickas vidare från person till person innan någon tar ansvar för den.
Kund, order och datum matas in för hand igen i det system där uppgifterna faktiskt lagras.
Inget är inplanerat, så någon måste komma ihåg att höra av sig till en kollega för att få en uppdatering.
Från en gemensam inkorg
till tilldelade arbetsuppgifter.
Fyra steg, och man hålls informerad just när det verkligen gäller. Arbetsflödet förbereder arbetet; ditt team fattar beslutet.
- Läs e-postmeddelandet
Hämta order nr 1042 och det begärda datumet. Kontrollera om denna begäran redan har registrerats.
- Skapa tilldelade uppgifter
Hitta beställningen och skapa en uppgift åt den ansvarige. Osäkra träffar hamnar i en granskningskö.
- Godkänn ändringen
Ägaren kontrollerar tillgängligheten och godkänner eller avslår. Arbetsflödet registrerar beslutet.
- Sluta cirkeln
Efter godkännandet ska du uppdatera beställningen och utarbeta svaret. Påminn beställaren om ett beslut är försenat.
Det manuella arbetet
Att vidarebefordra e-postmeddelanden, ange samma uppgifter två gånger och jaga kollegor för att få uppdateringar.
Vad KajoAI kan skapa
Ett n8n-arbetsflöde som kopplar ihop förfrågan med en kund eller en order, skapar en uppgift eller ett ärende och tilldelar det enligt dina regler. Uppgifter som saknas och osäkra matchningar vidarebefordras till en person.
Manuella åtgärder som kan lösa problemet
Att kopiera orderuppgifterna från e-postmeddelandet, skapa uppgiften manuellt och skicka interna påminnelsemeddelanden. Det är fortfarande ert team som avgör om det begärda datumet är möjligt.
”Kan beställning 1042 levereras den 18 oktober istället?”
Exempel på e-postmeddelande: ”Vänligen flytta order 1042 från den 15 till den 18 oktober och meddela oss om det fungerar.”
Beställningsansvarig kontrollerar tillgängligheten.
Efter godkännande kan arbetsflödet uppdatera leveransdatumet och förbereda en bekräftelse för granskning.
På den här sidan beskrivs ett arbetsflöde som vi kan ta fram för er process. Det är ett exempel på vad som är möjligt, inte ett publicerat kundresultat.
En begärandetyp.
En tydlig ägare.
Börja med att samla ändringar av leveransdatum i en gemensam inkorg som är kopplad till ett order- eller ärendehanteringssystem. Priset och godkännandekriterierna fastställs skriftligen innan arbetet påbörjas.
Du tillhandahåller
En processansvarig, provbeställningar, vidarebefordrings- och godkännanderegler samt en IT-kontaktperson för systemåtkomst.
KajoAI levererar
Registrering och matchning, upprättande av uppgifter, hantering av godkännanden, påminnelser och en kö för undantagsärenden.
Kom överens innan byggandet påbörjas
Vilka uppdateringar som kräver godkännande, hur man undviker dubbletter och vad som händer när ett system inte är tillgängligt.
I ett första steg kan man ansluta en gemensam inkorg, ett CRM- eller ERP-system och en meddelandekanal. De exakta stegen beror på ditt systems API, behörigheter och godkännandeprocess.
Exempel på n8n-struktur: e-postutlösare → fältutdragning → sökning efter kund/order → valideringsgren → skapande av uppgift → meddelande till ansvarig. En separat schemalagd kontroll kan identifiera försenade åtgärder. AI är valfritt för tolkning av ostrukturerad text. Fasta regler för vidarebefordran och godkännande förblir tydligt angivna.
Omförsök, dubblettkontroller och en undantagskö bidrar till att förhindra upprepade uppdateringar eller förfrågningar som missas utan att det märks. Detta är ett exempel på ett föreslaget arbetsflöde, inte ett publicerat kundresultat.
Resultaten visas som siffror,
inte som en känsla.
Tid för att tilldela en begäran, manuella inmatningar per begäran och uppföljning av försenade ärenden. Vi kommer överens om en utgångspunkt före pilotprojektet, så att förändringen kan mätas istället för att bara hävdas.
Arbetsflödet är ditt
– behåll det gärna.
Ni behåller de redigerbara arbetsflödena och överlämningsdokumentationen, och automatiseringen körs i era befintliga system. Vi kommer överens om ansvaret för övervakning, underhåll och support, samt kostnaderna för programvara och hosting, innan driftsättningen.
De fyra frågorna som vi på
får nästan varje gång någon ringer för första gången.
Vanligtvis är målet att koppla ihop de system du redan använder. Vi undersöker först om ditt CRM-, ERP- eller supportsystem kan lösa problemet med sina inbyggda verktyg. n8n är användbart när arbetsflödet behöver flyttas mellan system eller kräver mer specifik logik.
Endast där du bestämmer att det ska ske. Uteblivna uppgifter och osäkra matchningar skickas till en person, och ägaren godkänner eller avvisar ändringen innan något uppdateras. Ditt team avgör fortfarande om det begärda datumet är möjligt.
Vi kartlägger det första arbetsflödet utifrån era system, hur väl era data är förberedda och godkännandeprocesserna. Innan implementeringen kommer vi skriftligen överens om pris, återkommande kostnader, leveransplan och godkännandekriterier.
Det beror på den överenskomna konfigurationen. Innan vi ansluter data fastställer vi var den ska lagras, vilka tjänster som ska bearbeta den, åtkomstbehörigheter och lagringstider. Vi samordnar er konfiguration med ert IT-team.
Vilken uppgift hindrar ditt team
från att hjälpa kunderna?
Ta med ett ärende som ert team hanterar manuellt. Under en kostnadsfri workshop på 60 minuter kartlägger vi de nuvarande stegen, granskar de system som ingår och avgör om det är värt att utarbeta ett första arbetsflöde.
Syftet med sessionen
Ett förslag på arbetsflöde, de viktigaste frågorna kring genomförbarheten och ett tydligt beslut om nästa steg. Om automatisering inte är rätt lösning kommer vi att säga det.
Gratis workshop på 60 minuter · Ingen förpliktelse att gå vidare.