Ordnen Sie die Zahlungen zu, die „
“ in Ihrem System offen lässt.
Ihr Buchhaltungssystem ordnet Zahlungen zu, die die richtige Referenznummer tragen. Die übrigen Zahlungen warten darauf, dass jemand die offenen Rechnungen durchsieht. Der Workflow schlägt für jede offene Zahlung eine Rechnung vor und gibt den Grund dafür an. Ihr Buchhalter bestätigt die Zuordnung, bevor etwas verbucht wird.
Kostenloser, unverbindlicher 60-minütiger Workshop. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits abdecken, werden wir Ihnen das mitteilen.
Ein ausländischer Kunde gibt bei der Zahlung in der Nachricht lediglich die Rechnungsnummer an.
Eine Überweisung deckt drei Rechnungen ab, und jemand teilt den Betrag manuell auf.
Ein Kunde zieht eine Bankgebühr oder einen Rabatt ab, sodass der Betrag nicht mehr stimmt.
Für jede offene Zahlung wird ein vorgeschlagenes Abgleich
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Bei Zahlungen ohne Verwendungszweck muss erst jemand den Kontoauszug öffnen, die offenen Rechnungen durchsehen und herausfinden, wofür der Kunde bezahlt hat.
Die manuelle Arbeit
Suche nach offenen Rechnungen nach Betrag und Kundennamen, Aufteilung von Sammelzahlungen und Führung einer separaten Liste mit ungeklärten Posten.
Was KajoAI entwickeln kann
Ein n8n-Workflow, der nicht zugeordnete Banktransaktionen mit offenen Rechnungen abgleicht und eine Zuordnung mit der entsprechenden Begründung vorschlägt. Ihr Buchhalter bestätigt jeden Vorschlag, bevor etwas verbucht wird.
7.950,00 EUR eingegangen, ohne Referenznummer
Beispiel für eine Banktransaktion. Verwendungszweck des Zahlers: „Rechnungen 1187 und 1192“.
Ihr Buchhalter bestätigt den Abgleich.
Nach der Bestätigung kennzeichnet der Workflow beide Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem als bezahlt.
- Transaktionen abrufen
Lesen Sie neue Banktransaktionen ein, die Ihr Buchhaltungssystem noch nicht zugeordnet hat.
- Mit offenen Rechnungen vergleichen
Überprüfen Sie den Betrag, den Zahler, die Rechnungsnummern in der Nachricht und die Fälligkeitstermine.
- Sehen Sie sich die Vorschläge an
Ihr Buchhalter bestätigt oder lehnt jeden Vorschlag ab. Unklare Zahlungen bleiben auf einer Überprüfungsliste.
- Erfassen und melden
Aktualisieren Sie die bestätigten Zahlungen und senden Sie eine kurze Übersicht über die noch offenen Posten.
Manuelle Schritte, mit denen sich dies beheben lässt
Die Suche nach der richtigen Rechnung, das manuelle Aufteilen von Sammelzahlungen und das Führen einer separaten Liste offener Posten. Ihr Buchhalter entscheidet weiterhin, wie die einzelnen Zahlungen verbucht werden.
Ermitteln Sie die Unterschiede: Zahlungen, die ohne manuelle Suche zugeordnet werden konnten, nicht zugeordnete Posten zum Monatsende und der Zeitaufwand für den Abgleich. Legen Sie vor Beginn der Umsetzung eine Ausgangsbasis fest.
So könnte der n8n-Workflow aussehen.
Eine vereinfachte Darstellung der Schritte in einer ersten Version. Ihre Systeme, Regeln und Genehmigungsschritte bestimmen die endgültige Gestaltung.
Banktransaktionen können aus den Kontoauszugsdateien Ihrer Bank oder aus den bereits in Ihrem Buchhaltungssystem vorhandenen Transaktionsdaten stammen. Die Wahl der Quelle treffen wir gemeinsam mit Ihren Finanz- und IT-Teams.
Schreibgeschützter Bankzugriff: Der Workflow liest lediglich Transaktionen aus. Er kann keine Zahlungen vornehmen oder Änderungen an Ihrem Bankkonto vornehmen.
Automatische Erfassung: Nach einer Testphase können Sie festlegen, dass Übereinstimmungen mit hoher Zuverlässigkeit automatisch erfasst werden sollen. Jede automatisch erfasste Übereinstimmung bleibt in der Tagesübersicht sichtbar.
Dies ist ein Beispiel für einen vorgeschlagenen Arbeitsablauf und kein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Ein Bankkonto.
Eindeutige Zuordnungsregeln.
Beginnen Sie mit den Zahlungseingängen auf einem Bankkonto und den Fällen, die Ihr Team am häufigsten bearbeitet, wie beispielsweise fehlende Referenznummern oder Sammelzahlungen.
Passt gut, wenn
Viele Zahlungen gehen ohne Verwendungszweck ein, beispielsweise von Kunden aus dem Ausland, oder Kunden begleichen oft mehrere Rechnungen auf einmal.
Sie stellen bereit
Ein Buchhalter, der für den Prozess verantwortlich ist, Beispieltransaktionen aus den letzten Monaten, Ihre Abgleichregeln sowie ein IT-Ansprechpartner für den Systemzugang.
Vor Baubeginn eine Einigung erzielen
Welche Abgleiche einer Bestätigung bedürfen, wie hoch die Toleranz für Betragsabweichungen ist und auf welche Konten und Daten der Workflow zugreifen kann.
Auf dieser Seite wird ein Workflow beschrieben, den wir für Ihren Prozess erstellen können. Es handelt sich um ein Beispiel für die Möglichkeiten, nicht um ein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Vom ersten Anruf bis hin zur Einführung von „
“ in Ihrem Unternehmen.
Vier Schritte. Der Umfang und der Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart, die Entwicklung erfolgt auf Basis Ihrer tatsächlichen Daten, und ein namentlich benannter Ansprechpartner auf Ihrer Seite wird bei der Übergabe geschult.
- Kostenloser Workshop
60 Minuten. Wir erfassen, wie Zahlungen heute in Ihrem Unternehmen ablaufen und wo es dabei zu Verzögerungen kommt.
- Festpreisangebot
Umfang und Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart. Keine Abrechnung nach Stunden und keine Projekte mit unbefristeter Laufzeit.
- Erstellen und testen
Basiert auf Ihren tatsächlichen Transaktionen und Systemen, nicht auf einer Demo-Umgebung. Sie sehen, wie es funktioniert, bevor es in Betrieb genommen wird.
- Übergabe
Wir schulen eine von Ihnen benannte Person. Ab diesem Tag liegt der Arbeitsablauf in Ihrer Hand.
Informieren Sie sich vor Beginn des Baus darüber, was Sie kaufen:
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Festpreis, vereinbarter Umfang und eine funktionsfähige Lösung innerhalb weniger Wochen – kein Projekt mit unbestimmter Laufzeit. Jedes Paket baut auf dem vorherigen auf.
PAKET 1
Liste der offenen Posten
€3,400
1 Bankkonto + Richtlinien · 2–3 Wochen
- Jeden Morgen eine Liste der Zahlungen, die Ihr Buchhaltungssystem nicht zuordnen konnte
- Ein Rechnungsentwurf und der Grund für jede Zahlung
- Nur-Lese-Zugriff. Es wird nichts automatisch aufgezeichnet.
Testlauf mit Ihren letzten Transaktionen
EMPFOHLEN
Übereinstimmung bestätigt
€4,900
1 Bankkonto + 1 Buchhaltungssystem · 3–5 Wochen
Alle Einträge aus der Liste „Offene Posten“ sowie:
- Ihr Steuerberater bestätigt oder lehnt jeden Vorschlag in einem Schritt ab
- Bestätigte Zahlungen, die in Ihrem Buchhaltungssystem als bezahlt gekennzeichnet sind
- Kombinierte Zahlungen, auf die entsprechenden Rechnungen aufgeteilt
Workshop zu Abgleichsregeln
PAKET 3
Bereit für den Monatsabschluss
€6,400
Mehrere Konten + Monatsabschlussbericht · 5–7 Wochen
Alle Funktionen aus „Bestätigte Übereinstimmungen“ sowie:
- Mehrere Bankkonten im selben Workflow
- Regelungen zu Betragsabweichungen, wie z. B. Bankgebühren und Rabatte
- Eine Monatsendübersicht über offene Posten für Ihren Controller oder Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Bilanz nach dem ersten Monatsende
Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Der Festpreis umfasst den oben beschriebenen Standardumfang. Kosten für Software und Nutzung, wie z. B. n8n und KI-Verarbeitung, werden an die Anbieter gezahlt und im Angebot separat ausgewiesen. Zusätzliche Leistungen werden gesondert vereinbart.
Fragen, die wir bei „
“ fast bei jedem ersten Anruf hören.
Nein. Das Ziel ist es, die von Ihnen bereits genutzten Systeme anzubinden. Gängige finnische Buchhaltungssysteme wie Procountor, Netvisor und Fennoa bieten eine API an, doch der Zugriff und die Kosten hängen von Ihrem Abonnement ab, daher prüfen wir dies zunächst.
Nur wenn genügend Zahlungen offen bleiben. Zahlungen mit Referenznummer werden von den meisten Buchhaltungssystemen bereits gut verarbeitet. Im Workshop schauen wir uns an, wie viele Zahlungen jeden Monat nicht zugeordnet werden, und sagen Ihnen, ob sich der Aufbau eines entsprechenden Workflows lohnt.
Nein. Der Workflow liest lediglich Bankbewegungen aus. Er kann keine Zahlungen vornehmen oder Änderungen bei Ihrer Bank vornehmen.
Nicht in der ersten Version. Ihr Buchhalter bestätigt jede Zuordnung. Nach einer Testphase können Sie entscheiden, ob Zuordnungen mit hoher Zuverlässigkeit automatisch erfasst werden sollen, und jede automatische Zuordnung bleibt in der Übersicht sichtbar.
Ja, sofern die manuelle Arbeit bei Ihnen anfällt. Wir stimmen die Einrichtung mit Ihnen und Ihrer Steuerberatungskanzlei ab, damit der Arbeitsablauf der Art und Weise entspricht, wie Sie die Arbeit bereits untereinander aufteilen.
Das hängt von der vereinbarten Konfiguration ab. Bevor wir Daten miteinander verknüpfen, ermitteln wir den Hosting-Standort, die Dienste, die die Daten verarbeiten, die Zugriffsberechtigungen und die Aufbewahrungsfristen. n8n kann als Cloud-Dienst oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Wir gehen genau durch, was wo und wie lange gespeichert wird.
Das tun Sie, und das können Sie auch. Der Workflow gehört Ihnen, er läuft ohne unser Zutun, und wir schulen eine bestimmte Person auf Ihrer Seite. Fehlgeschlagene Durchläufe werden protokolliert und diese Person benachrichtigt, und Elemente, die nicht verarbeitet werden konnten, bleiben auf einer Liste stehen. Wenn Sie es vorziehen, dass wir ein Auge darauf haben, sagen Sie einfach Bescheid, aber Sie sind nicht daran gebunden.
Beginnen Sie an einer anderen Stelle im Finanzprozess:
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Jeder Workflow läuft eigenständig. Wenn Sie mit einem beginnen, nutzt der nächste dieselben Verbindungen zu Ihren Systemen.
Wie viele Zahlungen bleiben jeden Monat bei „
“ nicht zugeordnet?
Bringen Sie eine aktuelle Liste der nicht zugeordneten Zahlungen oder einen Kontoauszugsexport mit. In einem kostenlosen einstündigen Workshop erfassen wir die aktuellen Schritte, überprüfen Ihre Systeme und empfehlen Ihnen ein Paket zum Festpreis.
Was Sie davon mitnehmen
Ein Überblick darüber, welche Zahlungen noch offen sind und warum, die Abgleichregeln, die zunächst vereinbart werden sollten, sowie ein empfohlenes Paket. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits mit eigenen Tools abwickeln, werden wir dies anmerken.
Kostenloser 60-minütiger Workshop · Keine Verpflichtung zur weiteren Teilnahme.