Jede Rechnung wurde geprüft.
Jede Genehmigung ist dokumentiert.
Viele Lieferantenrechnungen gehen bereits als E-Rechnungen ein. Die übrigen werden als PDF-Dateien übermittelt, und jede Rechnung muss weiterhin anhand der Bestellung geprüft und von einem Genehmiger freigegeben werden. Der Workflow prüft jede Rechnung und leitet sie an die zuständige Person weiter, wobei vor dem Fälligkeitsdatum Erinnerungen versendet werden. Die Entscheidungen über die Genehmigung und Verbuchung trifft weiterhin Ihr Team.
Kostenloser, unverbindlicher 60-minütiger Workshop. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits abdecken, werden wir Ihnen das mitteilen.
Die Rechnung liegt bei einem Genehmiger, der auf Reisen ist, und das Fälligkeitsdatum ist bereits verstrichen.
Der Betrag weicht von der Bestellung ab, und das fällt erst nach der Zahlung auf.
Eine neue Kontonummer auf einer Rechnung kann in einer hektischen Woche leicht übersehen werden.
Vom Posteingang zur von „
“ genehmigten Rechnung.
Eine Lieferantenrechnung geht als E-Rechnung oder als PDF in einem gemeinsamen Posteingang ein. Jemand gleicht sie mit der Bestellung ab, ermittelt den Genehmiger und versendet Erinnerungen, bis die Rechnung genehmigt ist.
Die manuelle Arbeit
PDF-Rechnungen manuell erfassen, Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, auf Doppelbuchungen prüfen und Genehmiger per E-Mail um Rückmeldung bitten.
Was KajoAI entwickeln kann
Ein n8n-Workflow, der die Rechnung einliest, mit Ihrem Lieferantenstamm und Ihren Bestellungen abgleicht und sie an den richtigen Genehmiger weiterleitet. Mögliche Duplikate, Betragsabweichungen und geänderte Bankverbindungen werden an eine bestimmte Person weitergeleitet.
Rechnung Nr. 4471 von Example Supplier Oy
Beispielhafte PDF-Rechnung, die im Rechnungs-Posteingang eingegangen ist. Fälligkeitsdatum: 30. Oktober.
Der Genehmigende prüft die Angaben und die Original-PDF-Datei.
Nach der Genehmigung erstellt der Workflow die Einkaufsrechnung in Ihrem Buchhaltungssystem, bereit zur Verbuchung.
- Rechnung erhalten
Sammeln Sie Rechnungen aus einem gemeinsamen Posteingang, über ein Upload-Formular oder aus Ihrem E-Rechnungs-Feed. Überspringen Sie Rechnungen, die bereits eingegangen sind.
- Ausziehen und prüfen
Überprüfen Sie den Lieferanten, die Beträge, die Mehrwertsteuer, die Bankverbindung und das Fälligkeitsdatum. Vergewissern Sie sich, dass die Summen stimmen und mit der Bestellung übereinstimmen.
- Genehmigungsverfahren
Senden Sie die Rechnung an den gemäß Ihren Regeln festgelegten Genehmiger. Erinnern Sie ihn vor dem Fälligkeitsdatum daran.
- Die Entscheidung zu Protokoll nehmen
Erstellen Sie die Einkaufsrechnung in Ihrem Buchhaltungssystem und speichern Sie den Genehmigungsverlauf.
Manuelle Schritte, mit denen sich dies beheben lässt
Rechnungsdaten eingeben, nach der Bestellung suchen und Genehmigungserinnerungen versenden. Ihr Team genehmigt die Rechnung weiterhin und entscheidet, wie sie verbucht wird.
Ermitteln Sie die Unterschiede: manuell erfasste Rechnungen, Zeitaufwand vom Eingang bis zur Genehmigung sowie Rechnungen, die erst nach dem Fälligkeitsdatum genehmigt wurden. Legen Sie vor Beginn der Umsetzung einen Referenzwert fest.
So könnte der n8n-Workflow aussehen.
Eine vereinfachte Darstellung der Schritte in einer ersten Version. Ihre Systeme, Regeln und Genehmigungsschritte bestimmen die endgültige Gestaltung.
Eine erste Version könnte einen Rechnungsempfang, ein Buchhaltungssystem und einen Benachrichtigungskanal, wie beispielsweise E-Mail oder Microsoft Teams, miteinander verbinden. Die genauen Schritte hängen von der API Ihres Systems, den Berechtigungen und dem Genehmigungsverfahren ab.
E-Rechnungen: E-Rechnungen enthalten bereits strukturierte Daten. Der Workflow überspringt bei diesen die Datenextraktion und wendet dieselben Prüfungen und denselben Genehmigungsweg an.
Bestehende Genehmigungswege: Wenn Ihr Buchhaltungssystem Rechnungen bereits zur Genehmigung weiterleitet, binden wir uns in diesen Weg ein, anstatt einen zweiten einzurichten.
Prüfung auf Zahlungsbetrug: Der Workflow ändert niemals die Bankdaten der Lieferanten. Wenn die auf einer Rechnung angegebene Bankverbindung von den Angaben in Ihrem Lieferantenstamm abweicht, wird die Rechnung gestoppt und an einen Mitarbeiter weitergeleitet.
Dies ist ein Beispiel für einen vorgeschlagenen Arbeitsablauf und kein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Ein Posteingang.
Ein Genehmigungsweg.
Beginnen Sie mit Rechnungen aus einem einzigen Posteingang und einer einzigen Genehmigungsregel, beispielsweise nach Kostenstelle oder Auftraggeber.
Passt gut, wenn
PDF-Rechnungen machen nach wie vor einen großen Teil Ihrer Rechnungen aus, oder Genehmigungen erfolgen oft erst nach Ablauf der Zahlungsfrist.
Sie stellen bereit
Ein Verantwortlicher für den Finanzprozess, 30 bis 50 Beispielrechnungen, Ihre Genehmigungsregeln und ein IT-Ansprechpartner für den Systemzugang.
Vor Baubeginn eine Einigung erzielen
Welche Felder müssen angekreuzt werden, wer genehmigt was, wie wird mit Duplikaten umgegangen und wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?
Auf dieser Seite wird ein Workflow beschrieben, den wir für Ihren Prozess erstellen können. Es handelt sich um ein Beispiel für die Möglichkeiten, nicht um ein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Vom ersten Anruf bis hin zur Einführung von „
“ in Ihrem Unternehmen.
Vier Schritte. Der Umfang und der Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart, die Entwicklung erfolgt auf Basis Ihrer tatsächlichen Daten, und ein namentlich benannter Ansprechpartner auf Ihrer Seite wird bei der Übergabe geschult.
- Kostenloser Workshop
60 Minuten. Wir erfassen, wie Rechnungen derzeit durch Ihr Unternehmen fließen und wo es zu Verzögerungen kommt.
- Festpreisangebot
Umfang und Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart. Keine Abrechnung nach Stunden und keine Projekte mit unbefristeter Laufzeit.
- Erstellen und testen
Basiert auf Ihren tatsächlichen Rechnungen und Systemen, nicht auf einer Demo-Umgebung. Sie sehen, wie es funktioniert, bevor es in Betrieb genommen wird.
- Übergabe
Wir schulen eine von Ihnen benannte Person. Ab diesem Tag liegt der Arbeitsablauf in Ihrer Hand.
Informieren Sie sich vor Beginn des Baus darüber, was Sie kaufen:
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Festpreis, vereinbarter Umfang und eine funktionsfähige Lösung innerhalb weniger Wochen – kein Projekt mit unbestimmter Laufzeit. Jedes Paket baut auf dem vorherigen auf.
PAKET 1
Rechnungsprüfung
€3,900
1 Posteingang + Überprüfung · 3–4 Wochen
- PDF-Rechnungen und elektronische Rechnungen werden mit Ihrem Lieferantenverzeichnis und Ihren Bestellungen abgeglichen
- Doppelte Einträge, Betragsabweichungen und geänderte Bankverbindungen werden in eine Überprüfungsliste aufgenommen
- Jede Kennzeichnung ist mit der Rechnung verknüpft. Es erfolgt keine automatische Buchung.
Testlauf mit Ihren echten Rechnungen
EMPFOHLEN
Genehmigungsablauf
€5,400
1 Posteingang + 1 Genehmigungsweg · 4–6 Wochen
Alle Funktionen der Rechnungsprüfung sowie:
- Jede Rechnung wird an den gemäß Ihren Regeln festgelegten Genehmiger weitergeleitet, und zwar in dem Kanal, den dieser bereits nutzt.
- Eine Erinnerung wird nur versendet, solange der Genehmigungsprozess noch läuft.
- Der Genehmigungsverlauf wird zusammen mit der Rechnung gespeichert
Workshop zu Genehmigungsregeln
PAKET 3
In das Buchhaltungssystem
€7,400
1 Buchhaltungssystem + Berichterstellung · 6–8 Wochen
Alle Funktionen des Genehmigungsworkflows sowie:
- In Ihrem Buchhaltungssystem erstellte, genehmigte Rechnungen, bereit zur Verbuchung
- Verschiedene Genehmigungswege, zum Beispiel nach Kostenstelle oder Betrag
- Eine monatliche Übersicht über Bearbeitungszeiten und verspätete Genehmigungen
Bilanz nach dem ersten Monatsende
Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Der Festpreis umfasst den oben beschriebenen Standardumfang. Kosten für Software und Nutzung, wie z. B. n8n und Dokumentenverarbeitung, werden an die Anbieter gezahlt und im Angebot separat ausgewiesen. Zusätzliche Leistungen werden gesondert vereinbart.
Fragen, die wir bei „
“ fast bei jedem ersten Anruf hören.
Nein. Das Ziel ist es, die von Ihnen bereits genutzten Systeme anzubinden. Gängige finnische Buchhaltungssysteme wie Procountor, Netvisor und Fennoa bieten eine API an, doch der Zugriff und die Kosten hängen von Ihrem Abonnement ab, daher prüfen wir dies zunächst.
Vielleicht nicht alles. Wenn die Genehmigungsabläufe bereits gut funktionieren, fangen Sie mit der Rechnungsprüfung an. Diese läuft parallel zu Ihrem bestehenden Genehmigungsweg und erkennt Duplikate, Abweichungen von Bestellungen und geänderte Bankverbindungen bereits vor der Genehmigung.
Der Workflow gleicht die extrahierten Zahlen untereinander sowie mit der Bestellung ab. Stimmen die Summen, die Mehrwertsteuer oder die Bankverbindung nicht überein, wird die Rechnung an einen Mitarbeiter weitergeleitet, anstatt den Prozess fortzusetzen. Der Genehmigende sieht stets das Original-PDF.
Nein. Jede Rechnung wird von den Mitarbeitern genehmigt, und der Workflow erstellt die Einkaufsrechnung erst nach der Genehmigung. Die Buchung und die Zahlung erfolgen weiterhin in Ihrem Buchhaltungssystem unter Ihren bestehenden Kontrollmechanismen.
Ja, sofern die manuelle Arbeit bei Ihnen anfällt. Wir stimmen die Einrichtung mit Ihnen und Ihrer Steuerberatungskanzlei ab, damit der Arbeitsablauf der Art und Weise entspricht, wie Sie die Arbeit bereits untereinander aufteilen.
Das hängt von der vereinbarten Konfiguration ab. Bevor wir Daten miteinander verknüpfen, ermitteln wir den Hosting-Standort, die Dienste, die die Daten verarbeiten, die Zugriffsberechtigungen und die Aufbewahrungsfristen. n8n kann als Cloud-Dienst oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Wir gehen genau durch, was wo und wie lange gespeichert wird.
Das tun Sie, und das können Sie auch. Der Workflow gehört Ihnen, er läuft ohne unser Zutun, und wir schulen eine bestimmte Person auf Ihrer Seite. Fehlgeschlagene Durchläufe werden protokolliert und diese Person benachrichtigt, und Elemente, die nicht verarbeitet werden konnten, bleiben auf einer Liste stehen. Wenn Sie es vorziehen, dass wir ein Auge darauf haben, sagen Sie einfach Bescheid, aber Sie sind nicht daran gebunden.
Beginnen Sie an einer anderen Stelle im Finanzprozess:
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Jeder Workflow läuft eigenständig. Wenn Sie mit einem beginnen, nutzt der nächste dieselben Verbindungen zu Ihren Systemen.
Wo bleiben Ihre Rechnungen
am längsten liegen?
Bringen Sie bitte einige echte Rechnungen und Ihre Genehmigungsregeln mit. In einem kostenlosen einstündigen Workshop erfassen wir die aktuellen Arbeitsschritte, prüfen Ihr Buchhaltungssystem und empfehlen Ihnen ein Paket zum Festpreis.
Was Sie davon mitnehmen
Eine Übersicht über den aktuellen Ablauf der Rechnungsabwicklung, die Punkte, die Sie zuerst überprüfen sollten, und ein empfohlenes Paket. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits mit eigenen Tools abwickeln, werden wir dies entsprechend angeben.
Kostenloser 60-minütiger Workshop · Keine Verpflichtung zur weiteren Teilnahme.