Legen Sie für jede Anfrage unter
einen klaren nächsten Schritt fest.
Eine Anfrage zur Auftragsänderung geht in einem gemeinsamen Posteingang ein. Jemand muss den Kunden ausfindig machen, den Auftrag prüfen, die Details kopieren und entscheiden, wer die Aufgabe übernehmen soll. Wir erstellen einen n8n-Workflow, der die Anfrage einem Kunden oder Auftrag zuordnet, eine Aufgabe oder ein Ticket erstellt und diese gemäß Ihren Regeln zuweist – während fehlende Details und unklare Zuordnungen an eine Person weitergeleitet werden.
Kostenloser, unverbindlicher 60-minütiger Workshop. Sollte eine Automatisierung nicht das Richtige für Sie sein, werden wir Ihnen das offen mitteilen.
Eine Anfrage landet in einem gemeinsamen Posteingang und wird von einer Person zur nächsten weitergeleitet, bis sie schließlich von jemandem übernommen wird.
Kunde, Bestellung und Termine werden erneut von Hand in das System eingegeben, in dem sie tatsächlich gespeichert sind.
Es ist nichts geplant, also muss jemand daran denken, einen Kollegen anzusprechen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren.
Vom gemeinsamen Posteingang
zu den zugewiesenen Aufgaben.
Vier Schritte – und man bleibt genau dort auf dem Laufenden, wo es darauf ankommt. Der Workflow bereitet die Arbeit vor; Ihr Team trifft die Entscheidung.
- Lies die E-Mail
Extrahieren Sie den Auftrag 1042 und das angeforderte Datum. Prüfen Sie, ob diese Anfrage bereits erfasst wurde.
- Aufgaben anlegen
Suchen Sie den Auftrag und erstellen Sie eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter. Unklare Übereinstimmungen werden in eine Überprüfungswarteschlange verschoben.
- Die Änderung genehmigen
Der Eigentümer prüft die Verfügbarkeit und stimmt zu oder lehnt ab. Der Workflow protokolliert die Entscheidung.
- Den Kreislauf schließen
Nach der Genehmigung aktualisieren Sie den Auftrag und bereiten Sie die Antwort vor. Erinnern Sie den Eigentümer daran, falls eine Entscheidung überfällig ist.
Die manuelle Arbeit
E-Mails weiterleiten, dieselben Angaben zweimal eingeben und Kollegen wegen Neuigkeiten hinterherlaufen.
Was KajoAI entwickeln kann
Ein n8n-Workflow, der die Anfrage einem Kunden oder Auftrag zuordnet, eine Aufgabe oder ein Ticket erstellt und diese bzw. dieses anhand Ihrer Regeln zuweist. Fehlende Angaben und unklare Zuordnungen werden an eine Person weitergeleitet.
Manuelle Schritte, mit denen sich dies beheben lässt
Die Auftragsdetails aus der E-Mail kopieren, die Aufgabe manuell anlegen und interne Erinnerungsnachrichten versenden. Ihr Team entscheidet weiterhin, ob der gewünschte Termin möglich ist.
„Kann Bestellung 1042 stattdessen am 18. Oktober geliefert werden?“
Beispiel-E-Mail: „Bitte verschieben Sie die Bestellung 1042 vom 15. auf den 18. Oktober und teilen Sie uns mit, ob das in Ordnung ist.“
Der Auftragsverantwortliche prüft die Verfügbarkeit.
Nach der Genehmigung kann der Workflow das Lieferdatum aktualisieren und eine Bestätigung zur Überprüfung vorbereiten.
Auf dieser Seite wird ein Workflow beschrieben, den wir für Ihren Prozess erstellen können. Es handelt sich um ein Beispiel für die Möglichkeiten, nicht um ein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Ein Anforderungstyp.
Ein eindeutiger Eigentümer.
Beginnen Sie mit Änderungen der Liefertermine in einem gemeinsamen Posteingang, der mit einem Bestell- oder Ticketingsystem verknüpft ist. Der Preis und die Abnahmekriterien werden vor Beginn der Entwicklung schriftlich vereinbart.
Sie stellen bereit
Ein Prozessverantwortlicher, Probenanforderungen, Weiterleitungs- und Genehmigungsregeln sowie ein IT-Ansprechpartner für den Systemzugang.
KajoAI liefert
Erfassung und Zuordnung, Aufgabenerstellung, Genehmigungsabwicklung, Erinnerungen und eine Ausnahmewarteschlange.
Vor Baubeginn eine Einigung erzielen
Welche Aktualisierungen müssen genehmigt werden, wie lassen sich Doppelbuchungen vermeiden und was geschieht, wenn ein System nicht verfügbar ist?
Zu Beginn könnte eine Verbindung zu einem gemeinsamen Posteingang, einem CRM- oder ERP-System und einem Benachrichtigungskanal hergestellt werden. Die genauen Schritte hängen von der API Ihres Systems, den Berechtigungen und dem Genehmigungsverfahren ab.
Beispiel für eine n8n-Struktur: E-Mail-Trigger → Feld-Extraktion → Kunden-/Auftragsabfrage → Validierungszweig → Aufgabenerstellung → Benachrichtigung des Verantwortlichen. Eine separate, zeitgesteuerte Überprüfung kann überfällige Aktionen aufdecken. Der Einsatz von KI zur Interpretation unstrukturierter Texte ist optional. Feste Routing- und Genehmigungsregeln bleiben explizit.
Wiederholungsversuche, Duplikatsprüfungen und eine Ausnahmewarteschlange tragen dazu bei, wiederholte Aktualisierungen oder unbemerkt ausgebliebene Anfragen zu vermeiden. Dies ist ein Beispiel für einen vorgeschlagenen Arbeitsablauf und kein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Ergebnisse zeigen sich in Zahlen,
nicht als Gefühl.
Zeitaufwand für die Zuweisung einer Anfrage, manuelle Eingaben pro Anfrage und Mahnungen bei Verspätungen. Wir legen vor Beginn des Pilotprojekts einen Ausgangswert fest, damit die Veränderung gemessen und nicht nur behauptet wird.
Der Workflow gehört Ihnen
und steht Ihnen zur freien Verfügung.
Sie behalten die bearbeitbaren Workflows und die Übergabedokumentation, und die Automatisierung läuft auf Ihren bestehenden Systemen. Wir legen vor dem Go-Live die Zuständigkeiten für Überwachung, Wartung und Support sowie die Software- und Hosting-Kosten fest.
Die vier Fragen, die uns
bei fast jedem ersten Anruf gestellt werden.
In der Regel geht es darum, die von Ihnen bereits genutzten Systeme anzubinden. Wir prüfen zunächst, ob Ihr CRM-, ERP- oder Support-System das Problem mit seinen integrierten Tools lösen kann. n8n ist dann hilfreich, wenn Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden müssen oder eine spezifischere Logik erforderlich ist.
Nur dort, wo Sie es festlegen. Fehlende Angaben und unklare Übereinstimmungen werden an eine zuständige Person weitergeleitet, und der Verantwortliche genehmigt oder lehnt die Änderung ab, bevor etwas aktualisiert wird. Ihr Team entscheidet weiterhin, ob der angeforderte Termin möglich ist.
Zunächst ermitteln wir den Umfang des ersten Workflows unter Berücksichtigung Ihrer Systeme, der Datenverfügbarkeit und der Genehmigungsabläufe. Vor der Implementierung vereinbaren wir schriftlich den Preis, die laufenden Kosten, den Lieferplan und die Abnahmekriterien.
Das hängt von der vereinbarten Konfiguration ab. Bevor wir Daten verbinden, ermitteln wir den Hosting-Standort, die Dienste, die diese Daten verarbeiten, die Zugriffsberechtigungen und die Aufbewahrungsfristen. Wir stimmen Ihre Konfiguration mit Ihrem IT-Team ab.
Welche Aufgabe hindert Ihr Team
daran, Kunden zu helfen?
Nehmen Sie eine Anfrage mit, die Ihr Team derzeit manuell bearbeitet. In einem kostenlosen 60-minütigen Workshop werden wir die aktuellen Schritte aufschlüsseln, die beteiligten Systeme prüfen und ermitteln, ob es sich lohnt, einen ersten Workflow zu konzipieren.
Das Ziel der Sitzung
Ein möglicher Arbeitsablauf, die wichtigsten Fragen zur Machbarkeit und eine klare Entscheidung über den nächsten Schritt. Sollte eine Automatisierung nicht die richtige Lösung sein, werden wir das auch sagen.
Kostenloser 60-minütiger Workshop · Keine Verpflichtung zur weiteren Teilnahme.