Überfällige Rechnungen nachverfolgen – ganz ohne Tabellenkalkulation.
Eine Rechnung ist überfällig. Jemand muss dies bemerken, prüfen, ob der Kunde bezahlt oder die Rechnung beanstandet hat, und die entsprechende Mahnung versenden. Der Workflow führt die tägliche Überprüfung durch und erstellt die Mahnung. Großkunden und Streitfälle werden zunächst an eine zuständige Person weitergeleitet.
Kostenloser, unverbindlicher 60-minütiger Workshop. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits abdecken, werden wir Ihnen das mitteilen.
Da die Erinnerungen von einer einzigen Person abhängen, werden sie in stressigen Wochen und an Feiertagen verspätet versendet.
Ein Kunde erhält eine Mahnung für eine Rechnung, die er gestern bezahlt oder letzte Woche beanstandet hat.
Ein Kunde, mit dem der Kundenbetreuer gerade verhandelt, erhält eine automatische Erinnerung.
Die richtige Erinnerung zur richtigen Zeit.
Eine Rechnung ist seit zwei Wochen überfällig. Jemand muss dies bemerken, prüfen, ob der Kunde bereits bezahlt oder die Rechnung beanstandet hat, und die entsprechende Mahnung versenden.
Die manuelle Arbeit
Offene Rechnungen exportieren, jede einzelne auf Zahlungen und Kundenvermerke hin überprüfen und Mahnungen einzeln verfassen.
Was KajoAI entwickeln kann
Ein n8n-Workflow, der täglich überfällige Rechnungen überprüft, anhand Ihrer Regeln eine Mahnung erstellt und diese versendet. Großkunden und strittige Rechnungen werden zunächst an den Kundenbetreuer weitergeleitet.
Die Rechnung Nr. 1204 ist seit 14 Tagen überfällig
Beispielrechnung für den Kunden „Example Customer Oy“. Betrag: 2.640,00 EUR.
Der Kundenbetreuer prüft die Mahnung.
Nach der Genehmigung versendet der Workflow die Mahnung, erfasst das Datum und plant die nächste Überprüfung.
- Prüfen Sie, was überfällig ist
Erstellen Sie jeden Morgen eine Liste der überfälligen Rechnungen und prüfen Sie, ob neue Zahlungen eingegangen sind.
- Erstellen Sie die Erinnerung
Wählen Sie die Erinnerungsstufe und den Wortlaut aus Ihren Vorlagen und Regeln aus.
- Bei Bedarf genehmigen
Großkunden und strittige Rechnungen werden an eine bestimmte Person weitergeleitet. Standardmahnungen können direkt versendet werden.
- Aktualisieren und zusammenfassen
Erfassen Sie die Mahnung in Ihrem System und senden Sie der Finanzabteilung eine Übersicht über die überfälligen Rechnungen.
Manuelle Schritte, mit denen sich dies beheben lässt
Überfällige Rechnungen exportieren, Zahlungen einzeln prüfen und Mahn-E-Mails verfassen. Die Entscheidung über Zahlungspläne, Streitfälle und das Inkasso liegt weiterhin bei Ihrem Team.
Messen Sie die Unterschiede: Days Sales Outstanding (DSO), Rechnungen, die seit mehr als 30 Tagen überfällig sind, und der Zeitaufwand für Mahnungen. Legen Sie vor Beginn der Umsetzung einen Ausgangswert fest.
So könnte der n8n-Workflow aussehen.
Eine vereinfachte Darstellung der Schritte in einer ersten Version. Ihre Systeme, Regeln und Genehmigungsschritte bestimmen die endgültige Gestaltung.
Eine erste Version könnte Ihr Buchhaltungssystem, ein E-Mail-Konto und einen Benachrichtigungskanal miteinander verbinden. Der Workflow liest den Rechnungs- und Zahlungsstatus aus Ihrem Buchhaltungssystem aus, sodass Sie keine separate Kundendatenbank benötigen.
Ihr Absender, Ihr Text: Die Erinnerungen werden von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versendet und basieren auf Ihren genehmigten Vorlagen. Die Kunden erhalten eine ganz normale Nachricht von Ihrer Finanzabteilung.
Integrierte Erinnerungsfunktionen: Viele Buchhaltungssysteme verfügen über grundlegende Erinnerungsfunktionen. Wenn Ihr System Ihre Anforderungen erfüllt, empfehlen wir Ihnen, zunächst damit zu beginnen.
Dies ist ein Beispiel für einen vorgeschlagenen Arbeitsablauf und kein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Eine Mahnstufe.
Eine Kundengruppe.
Beginnen Sie mit ersten Mahnungen an Geschäftskunden und verwenden Sie dabei Ihren bestehenden Mahntext.
Passt gut, wenn
Sie haben viele Geschäftskunden mit offenen Rechnungen, und Mahnungen werden verspätet versendet oder hängen von einer einzigen Person ab.
Sie stellen bereit
Ein Verantwortlicher für den Finanzprozess, Ihre Mahnvorlagen, Regeln für Großkunden und Streitfälle sowie ein IT-Ansprechpartner für den Systemzugang.
Vor Baubeginn eine Einigung erzielen
Zeitpunkt und Wortlaut von Mahnungen, welche Kunden einer Genehmigung bedürfen und inwiefern Mahnungen Ihren Inkassorichtlinien und den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen.
Auf dieser Seite wird ein Workflow beschrieben, den wir für Ihren Prozess erstellen können. Es handelt sich um ein Beispiel für die Möglichkeiten, nicht um ein veröffentlichtes Kundenergebnis.
Vom ersten Anruf bis hin zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Vier Schritte. Der Umfang und der Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart, die Entwicklung erfolgt auf Basis Ihrer tatsächlichen Daten, und ein namentlich benannter Ansprechpartner auf Ihrer Seite wird bei der Übergabe geschult.
- Kostenloser Workshop
60 Minuten. Wir erfassen, wie überfällige Rechnungen derzeit durch Ihr Unternehmen fließen und an welchen Stellen es zu Verzögerungen kommt.
- Festpreisangebot
Umfang und Preis werden vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart. Keine Abrechnung nach Stunden und keine Projekte mit unbefristeter Laufzeit.
- Erstellen und testen
Entwickelt auf Basis Ihrer tatsächlichen offenen Rechnungen und Systeme, nicht in einer Demo-Umgebung. Sie sehen, wie es funktioniert, bevor es in Betrieb genommen wird.
- Übergabe
Wir schulen eine von Ihnen benannte Person. Ab diesem Tag liegt der Arbeitsablauf in Ihrer Hand.
Informieren Sie sich schon vor Beginn des Baus darüber, was Sie kaufen.
Festpreis, vereinbarter Umfang und eine funktionsfähige Lösung innerhalb weniger Wochen – kein Projekt mit unbestimmter Laufzeit. Jedes Paket baut auf dem vorherigen auf.
PAKET 1
Übersicht über überfällige Zahlungen
€2,900
1 Buchhaltungssystem + Regeln · 2–3 Wochen
- Jeden Morgen wird eine Liste der überfälligen Rechnungen mit den neuen Zahlungseingängen abgeglichen
- Großkunden und strittige Rechnungen werden gesondert gekennzeichnet
- Jeder Artikel ist mit der Rechnung verknüpft. Es werden keine automatischen Mahnungen versendet.
Testlauf mit Ihren offenen Rechnungen
EMPFOHLEN
Erinnerungen mit Genehmigung
€3,900
1 Mahnstufe + 1 Kundengruppe · 3–4 Wochen
Alle Informationen aus der Übersicht „Überfällig“ sowie:
- Erinnerungsentwürfe aus Ihren eigenen Vorlagen, versendet von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse
- Großkunden und Streitfälle müssen zunächst vom Kundenbetreuer genehmigt werden
- Eine Mahnung wird nur versandt, wenn die Rechnung noch nicht beglichen ist.
Workshop zu Erinnerungsregeln
PAKET 3
Umfassende Nachsorge
€5,900
Mehrere Phasen + Zusammenfassung für die Geschäftsleitung · 4–6 Wochen
Alle Funktionen von „Erinnerungen“ mit Genehmigungsfunktion sowie:
- Mehrere Erinnerungsstufen mit dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt
- Eine wöchentliche Übersicht über überfällige Rechnungen und die Forderungslaufzeit (DSO) für die Geschäftsleitung
- Streitfälle und vereinbarte Zahlungstermine werden bis zur Klärung nachverfolgt
Bilanz nach dem ersten Monatsende
Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Der Festpreis umfasst den oben beschriebenen Standardumfang. Kosten für Software und Nutzung, wie z. B. n8n und optionale KI-Verarbeitung, werden an die Anbieter gezahlt und im Angebot separat ausgewiesen. Zusätzliche Leistungen werden gesondert vereinbart.
Fragen, die uns bei fast jedem ersten Anruf gestellt werden.
Nein. Das Ziel ist es, die von Ihnen bereits genutzten Systeme anzubinden. Gängige finnische Buchhaltungssysteme wie Procountor, Netvisor und Fennoa bieten eine API an, doch der Zugriff und die Kosten hängen von Ihrem Abonnement ab, daher prüfen wir dies zunächst.
Vielleicht auch nicht. Wenn die integrierten Erinnerungen Ihren Anforderungen genügen, fangen Sie einfach damit an. Der Workflow ist hilfreich, wenn Erinnerungen zunächst überprüft werden müssen – beispielsweise bei neuen Zahlungen, Streitfällen oder Großkunden – oder wenn die weitere Bearbeitung von einer bestimmten Person abhängt.
Nur, wenn Sie sich dafür entscheiden. Großkunden und strittige Rechnungen werden dem Kundenbetreuer zur Genehmigung vorgelegt. Sie legen fest, bei welchen Kunden vor der Erstellung eine Genehmigung erforderlich ist.
Der Arbeitsablauf richtet sich nach Ihren Inkassorichtlinien. Es werden keine Gebühren erhoben und keine Rechnungen an das Inkasso weitergeleitet, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür. Ihr Team bleibt für die Einhaltung der geltenden Gesetze verantwortlich.
Ja, sofern die manuelle Arbeit bei Ihnen anfällt. Wir stimmen die Einrichtung mit Ihnen und Ihrer Steuerberatungskanzlei ab, damit der Arbeitsablauf der Art und Weise entspricht, wie Sie die Arbeit bereits untereinander aufteilen.
Das hängt von der vereinbarten Konfiguration ab. Bevor wir Daten miteinander verknüpfen, ermitteln wir den Hosting-Standort, die Dienste, die die Daten verarbeiten, die Zugriffsberechtigungen und die Aufbewahrungsfristen. n8n kann als Cloud-Dienst oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Wir gehen genau durch, was wo und wie lange gespeichert wird.
Das tun Sie, und das können Sie auch. Der Workflow gehört Ihnen, er läuft ohne unser Zutun, und wir schulen eine bestimmte Person auf Ihrer Seite. Fehlgeschlagene Durchläufe werden protokolliert und diese Person benachrichtigt, und Elemente, die nicht verarbeitet werden konnten, bleiben auf einer Liste stehen. Wenn Sie es vorziehen, dass wir ein Auge darauf haben, sagen Sie einfach Bescheid, aber Sie sind nicht daran gebunden.
Beginnen Sie an einer anderen Stelle im Finanzierungsprozess.
Jeder Workflow läuft eigenständig. Wenn Sie mit einem beginnen, nutzt der nächste dieselben Verbindungen zu Ihren Systemen.
Wie viele Rechnungen sind derzeit überfällig?
Bringen Sie eine Liste Ihrer offenen Rechnungen und Ihren aktuellen Mahntext mit. In einem kostenlosen einstündigen Workshop erarbeiten wir die aktuellen Schritte, prüfen Ihr Buchhaltungssystem und empfehlen Ihnen ein Paket zum Festpreis.
Was Sie davon mitnehmen
Ein Überblick darüber, wie heute bei überfälligen Rechnungen vorgegangen wird, welche Regeln zunächst vereinbart werden sollten und welches Paket wir empfehlen. Sollte Ihr Buchhaltungssystem dies bereits mit eigenen Tools abwickeln, werden wir darauf hinweisen.
Kostenloser 60-minütiger Workshop · Keine Verpflichtung zur weiteren Teilnahme.